In questo articolo presentiamo un’analisi di come le percezioni individuali della realtà possano influenzare le dinamiche organizzative. Evidenziamo come per un manager sia importante una visione d’insieme delle questioni e che sia condivisa e di come siano importanti i processi strutturati per mitigare i rischi derivanti da una eccessiva soggettività.

La soggettività della percezione

Ciascuno vede la realtà secondo un punto di vista che è inevitabilmente personale e tutti ritengono di avere la corretta interpretazione dei fatti. La personale visione e le opinioni che ne derivano dipendono dal fatto che ogni individuo osserva la realtà, la analizza e la interpreta utilizzando la lente della propria formazione ed esperienza.

Un manager che non ha l’attitudine ad osservare eventi, dati ed informazioni in modo oggettivo e che agisce, non partendo da un’analisi obiettiva dei fatti che tenga conto dei molteplici punti di vista, agirà sull’impulso della propria interpretazione della realtà, dettata dall’urgenza dalle sue personali necessità. In queste circostanze difficilmente saranno conseguiti risultati positivi per l’intera organizzazione, sia essa un ente pubblico o una società privata.

La nostra comprensione della realtà è filtrata dalle nostre esperienze, valori e bisogni. Questa soggettività, se non gestita correttamente, può portare a conflitti e a decisioni non ottimali.

L’importanza della visione condivisa

Proprio per questo in un’organizzazione, per evitare che prevalgano le visioni personali, è importante che sia chiara la visione della leadership, che sia ben definita la missione e che ci sia una diffusa cultura organizzativa. Tuttavia se per una visione generale degli argomenti è facile un’interpretazione basata sulla visione comune, man mano che ci si avvicina ai dettagli, tende a prevalere la soggettività e quindi la personalizzazione delle soluzioni.

Purtroppo però quando sono i singoli a prevalere sul gruppo, siccome gli individui percepiscono la realtà in base ai propri valori e alle urgenze personali, prevalgono le emozioni sulla logica.

La necessità di processi strutturati

Questo è il motivo per il quale è bene che un’organizzazione abbia dei processi di gestione ben strutturati, a tutti i livelli, e che siano chiari, compresi ed applicati con rigore. In questo modo è possibile evitare personalizzazioni, che se nel piccolo possono sembrare le migliori soluzioni, allargando la scala degli obiettivi e dei problemi, evidenziano una frammentazione ed una debolezza complessiva dell’organizzazione.

Per fare un esempio, per un’impresa nel settore manifatturiero i processi produttivi dovranno tener conto della logistica di approvvigionamento e di quella di distribuzione, della manutenzione delle macchine operatrici e della sicurezza del personale, così come i costi delle materie prime, dell’energia e dei semilavorati. Non è opportuno che sia il solo responsabile della linea di produzione a definire i processi, perché magari questi sarà, ad esempio, interessato a ridurre i tempi di fermo macchina, così come non può essere il responsabile della manutenzione dello stabilimento perché farà scelte dettate dall’esigenza di fare la manutenzione programmata, per ottimizzare costi e personale manutentivo.

In un progetto per l’implementazione di una soluzione tecnologica il progettista tecnico sarà concentrato sulla scelta della migliore tecnologia disponibile sul mercato, perché è concentrato sulle performance della soluzione, a prescindere magari dall’effettiva esigenza dell’cliente. Il responsabile finanziario che ha a cuore l’ottimizzazione delle risorse economiche magari sarà propenso a soluzioni già disponibili sul mercato per ridurre i costi di R&S. Il legale è interessato ad evitare conflitti con le controparti.

Processi ben definiti e trasparenti aiutano a ridurre l’impatto della soggettività, garantendo un approccio più oggettivo alla risoluzione dei problemi.

L’esigenza di un’analisi multidimensionale ed Il ruolo del manager

E’ compito del manager essere in grado di fare la sintesi delle esigenze e degli interessi, per conseguire il risultato migliore, in tempo e con l’ottimizzazione di tutte le risorse.

Per evitare che la visione individuale prevalga sull’interesse generale è fondamentale fare una sintesi razionale della realtà, per quanto composita essa sia. Occorre fare un’analisi basata su dati oggetti, elementi reali e non quelli percepiti.

Davanti ad una questione, sia essa un problema o una scelta su quale direzione intraprendere, è importante analizzare i fatti da più punti di vista. Occorre utilizzare un approccio razionale per la gestione di una rappresentazione composita di una realtà complessa.

Separare i fatti dalle opinioni ed isolare i problemi reali da quelli percepiti. Analizzare i dati senza pregiudizi, soprattutto quelli meno piacevoli (bassa produttività, mancanza di risorse, limiti tecnologici, conflittualità sociali)

Elencati i problemi o le opzioni di scelta, formulare delle ipotesi su come poterli affrontare, definendo vincoli e le condizioni determinati dai diversi aspetti del problema (tecnico, amministrativo, legale, logistico, etc)

Individuare i possibili obiettivi da conseguire, coordinarli con tutti i portatori di interesse, ottenerne l’approvazione della leadership, in funzione dell’aderenza agli obiettivi generali dell’organizzazione.

Delineare i Piani d’Azione (Course of Action), con uno sviluppo temporale e identificando le scadenze, le possibili criticità ed i piani di contingenza. Così come per gli obiettivi, i CoA devono essere coordinati con gli stakeholder e approvati dalla dirigenza.

Mandare in esecuzione alle attività, mantenendo un atteggiamento obiettivo, senza innamorarsi di una soluzione o di un CoA.

Monitorare le attività, esaminando solo i dati e i fatti concreti, seguirne l’andamento rispetto i CoA. Giudicare l’andamento solo sulla base di dati oggettivi, non secondo opinioni o punti di vista, ma sulla base degli obiettivi raggiunti e dell’effetto prodotto.

In presenza di deviazioni rispetto tempi, costi e qualità dei prodotti e degli obiettivi, intervenire con azioni correttive e misurarne gli effetti.

Si sottolinea la necessità di considerare molteplici punti di vista, tenendo conto di aspetti tecnici, economici, legali e sociali, ed è il manager che ha il compito di sintetizzare le diverse prospettive e di prendere decisioni che massimizzino il valore per l’organizzazione.

Abbiamo visto che comprendere l’importanza di una gestione consapevole delle diverse percezioni della realtà all’interno di un’organizzazione sia un fattore di successo per l’organizzazione stessa.

La percezione della realtà è soggettiva e può influenzare le decisioni aziendali. Per evitare conflitti e prendere decisioni efficaci, le organizzazioni devono stabilire una visione condivisa e implementare processi strutturati che favoriscano l’oggettività.

Abbiamo quindi proposto, in linea con le più comuni pratiche di management, un approccio , basato sulla condivisione di una visione comune, sulla definizione di processi strutturati e sull’analisi oggettiva dei dati. Questo modello è una guida per i manager che vogliono migliorare l’efficacia delle loro organizzazioni.