Nel percorso di sviluppo di un progetto, un’evoluzione graduale attraverso una serie di fasi è una costante. Le diverse metodologie di gestione progetti condividono ampiamente queste fasi fondamentali. In questo articolo vedremo le fasi di Avvio e Approvazione di un Progetto, nelle quali una pianificazione accurata e una comunicazione efficace sono essenziali per garantire che il progetto sia approvato e possa procedere verso la fase successiva. Facile intuire anche per i profani che l’avvio di un progetto è un po’ come gettare le fondamenta di un edificio: se non sono solide, l’intera struttura crollerà presto.

Avvio ed Approvazione del Progetto

Nelle fasi iniziali di un progetto, è cruciale individuare i punti critici su cui poggia il successo dell’intera impresa. La fase di avvio si conclude con l’approvazione del progetto, un momento che rappresenta un accordo formale tra il project manager, il responsabile delle risorse e il committente.

I primi passi da compiere sono: la definizione delle esigenze e dei benefici previsti, per comprendere appieno l’importanza del progetto e le potenziali conseguenze in caso di mancata realizzazione. Occorre inoltre identificare le esigenze specifiche e i benefici connessi al raggiungimento degli obiettivi prefissati dal progetto.

Ad esempio, possiamo fare il caso di un organizzazione che desidera sviluppare un nuovo software interno per la gestione delle risorse. Un catalogo degli asset, necessario per migliorare l’efficienza delle operazioni (ESIGENZA).

In tal caso definita l’esigenza occorre identificare quali VANTAGGI ci si attende dall’implementazione della soluzione. I vantaggi potrebbero includere, ad esempio, una maggiore precisione nei report circa i capitali disponibili, elementi più aggiornati e dettagliati per una pianificazione strategica. Una diversa assegnazione del carico di lavoro tra i dipartimenti dell’organizzazione.

Dopodiché occorre procedere con una Stima dei Costi che si prevede di sostenere e confrontarli con i Benefici per valutare almeno in linea di previsione i costi di implementazione della soluzione in relazione ai risultati che si prevede di ottenere. Nella valutazione della stima dei costi si considerano, ad esempio, anche quelli relativi al personale da formare per la gestione della piattaforma software.

Nella fase di avvio occorre anche fare una Valutazione dei Rischi. I rischi possono includere, ad esempio, ritardi nello sviluppo del software, a causa di errori nella fase di analisi, oppure problemi di compatibilità della nuova piattaforma con altre applicazioni. Ad esempio se il programma di gestione degli asset non comunica correttamente con il software che gestisce l’anagrafica del personale dell’organizzazione.

Un organizzazione è un soggetto che evolve in continuazione e ciò avviene attraverso lo sviluppo di molteplici progetti contemporanei. Ecco perchè è importante assegnare, nella fase di avvio, una Priorità al Progetto. Gli obiettivi da raggiungere ed i risultati attesi, in relazione ai costi, ci permettono di confrontare i progetti tra di loro ed identificare una priorità per ciascun progetto rispetto ad altri. E’ compito della governance dell’organizzazione stabilire quale progetto ha la priorità più alta, in base a vincoli temporali, l’entità del budget e l’impatto strategico.

In fase di Avvio viene definita anche la Leadership del Progetto, cioè quegli elementi di organizzazione che hanno il compito di garantire che il progetto si sviluppi entro i limiti previsti (di tempo, qualità e budget) e che esso mantenga l’allineamento con gli obiettivi strategici dell’organizzazione. Le principali entità coinvolte nella gestione di un progetto sono:

• Comitato di Progetto: composto da figure chiave per prendere decisioni importanti. Per intenderci, è al livello del Comitato che si valuta l’opportunità o meno di procedere con un progetto, ovvero di chiuderlo prematuramente se vi sono evidenti deviazioni rispetto le strategie dell’organizzazione. Il CdP può includere un rappresentante della Direzione Generale, un rappresentante della Direzione delle Risorse Umane, un rappresentante della Divisione Ricerca e Sviluppo e naturalmente un rappresentante del Committente.
• Project Manager: è il responsabile del progetto, assicura che lo stesso si evolva nei limiti previsti. Il Project Manager riporta periodicamente al Comitato e richiede le necessarie approvazioni.
• Stakeholder: tutti che avranno coinvolgimento nel progetto. Sono ad esempio stakeholder i dipendenti che utilizzeranno il software e i manager dei dipartimenti interessati per la corretta applicazione delle procedure di utilizzo dell’applicazione.

Nella Fase di Avvio si procede alla Preparazione e Approvazione del Project Charter: documento che sintetizza elementi chiave del progetto e che una volta approvato, formalizza il progetto e informa gli stakeholder. Il Project Charter contiene gli obiettivi del progetto, le risorse assegnate e le scadenze previste.

Si procede quindi allo sviluppo della Work Breakdown Structure (WBS): per scomporre il progetto in parti più piccole, per una gestione efficace e gestite in modo coordinato affinché ciascuna contribuisca al risultato finale. La WBS include le fasi di progettazione, sviluppo, test e implementazione.

Si procede dunque alla definizione delle Risorse di progetto. Le risorse possono includere il personale, il budget e gli strumenti di sviluppo.

Questi descritti costituiscono gli elementi principali per l’avvio del progetto e la sua approvazione e gettano le basi per le fasi successive del ciclo di vita del progetto stesso.

Ciascun aspetto sarà poi sviluppato in dettaglio nel corso delle successive fasi del progetto e dovrà essere garantita una gestione accurata, per un risultato di successo.

Per concludere

La fase di avvio e approvazione di un progetto è cruciale per stabilire le basi solide necessarie per il successo futuro. Comprendere le esigenze, i vantaggi, i costi, i rischi e le priorità consentirà di guidare il progetto in modo strategico. L’identificazione degli stakeholder e la definizione delle risorse giuste sono fondamentali per un avvio efficace. Il Project Charter e la WBS aiuteranno a formalizzare il progetto e a scomporlo in parti gestibili. Questa fase preparatoria è fondamentale per guidare il progetto verso obiettivi chiari e risultati di successo.