Un manager efficiente rivede continuamente i piani di lavoro affinché non siano sprecate risorse preziose in attività che non producono risultati. Ma per essere un manager efficiente occorre amministrare in modo efficace la risorsa tempo, il proprio e quello dei collaboratori. Con questo post vediamo come, applicando poche e semplici regole per una gestione efficace del tempo, possiamo diventare manager più produttivi ed efficienti.

L’importanza del tempo.

A chi non è mai capitato di sentirsi sommersi da un sovraccarico di attività che sembra inarrestabile. Riunioni, email, scadenze e progetti si susseguono senza tregua. La sensazione di non riuscire ad arginare la marea di impegni crea stress e frustrazione le cui conseguenze incidono negativamente sulla produttività e sulla qualità della vita.

Cerchiamo così una soluzione nel prolungamento delle giornate lavorative, considerando all’equazione “più tempo=più lavoro” la giusta soluzione al problema.

Ma questa strategia, oltre a essere non sostenibile nel lungo periodo, porta spesso a un decremento della performance e a un impatto negativo sulla vita privata.

È fondamentale comprendere che la gestione efficace del tempo non significa lavorare di più, ma lavorare meglio, attribuendo la giusta priorità alle attività e ottimizzando i processi di gestione.

La risorsa tempo

Il tempo è la risorsa più scarsa a disposizione di un manager. Ogni decisione, ogni azione e ogni progetto richiedono un investimento temporale. La pianificazione strategica, la gestione dei progetti e il controllo delle performance sono tutti processi strettamente legati al tempo.

Siamo d’accordo quindi sul fatto che il tempo è una risorsa preziosa, vediamone adesso le principali caratteristiche.

• Il tempo è una risorsa critica. Tutte le attività che gestiamo hanno uno sviluppo temporale. La pianificazione, l’esecuzione, il monitoraggio ed il controllo dei progetti sono tempo-correlati. Ne consegue che il tempo, al pari delle altre risorse (finanziarie ed umane) non è illimitata ed è un indice di misurazione delle prestazioni per ogni team.
• Il tempo è una grandezza anelastica. Non possiamo allungare il tempo, al massimo possiamo allargarlo! Allargare il tempo significa mettere più attività in parallelo lungo la linea del tempo, ma questo è un modo per ingannarci. Abbiamo un limite anche al numero dei compiti che possiamo svolgere, bene, contemporaneamente. In realtà il multitasking è una delle principali cause di burn-out tra i manager, ma di questo ne parleremo in un altro post.
• Il tempo non è sostituibile. Non possiamo utilizzare altre risorse al posto del tempo. Possiamo al più impegnare altre risorse, soprattutto finanziarie, per ottenere l’esecuzione di più attività nello stesso intervallo di tempo. Ma il nostro tempo e quello dei nostri collaboratori è finito e determinato, non possiamo sostituirlo con altro.

Ottimizzare l’utilizzo del tempo è quindi fondamentale per raggiungere gli obiettivi aziendali e garantire il successo dell’organizzazione. È essenziale assegnare priorità alle attività, delegare i compiti e utilizzare strumenti di gestione del tempo per massimizzare l’efficienza.

Il multitasking, sebbene spesso percepito come una soluzione per aumentare la produttività, può in realtà portare a un decremento della qualità del lavoro e a un aumento dello stress.

Gestione del tempo e produttività

Se abbiamo problemi con il tempo la prima cosa da fare è capire se è un problema personale e del nostro modo di amministrare la risorsa o se è un problema più ampio che riguarda l’intera organizzazione.

È fondamentale analizzare le cause alla radice del problema. Si tratta di un disagio personale legato alle nostre abitudini lavorative o di un problema più ampio che coinvolge i processi, gli strumenti e la cultura organizzativa?

Concentrandoci sul miglioramento individuale, è essenziale adottare un atteggiamento critico nei confronti delle nostre routine quotidiane. Un’analisi approfondita delle nostre attività e un monitoraggio costante ci permetteranno di identificare sprechi di tempo e comportamenti inefficienti.

Per ottenere un quadro completo della nostra gestione del tempo, è consigliabile effettuare una rilevazione ed un’analisi dettagliata dei dati relativi alle attività svolte, comprese quelle legate al lavoro, al riposo e alla vita sociale.

La rilevazione dovrebbe essere estesa su un arco temporale significativo (ancora il tempo!), un mese dovrebbe essere sufficientemente lungo per restituire un dato attendibile ed assicurare il mantenimento di un impegno reale a cambiare le nostre abitudini di vita e lavoro.

Per la rilevazione identificate quali sono le attività prevalenti, incluse il riposo, l’alimentazione, la vita di relazione e l’igiene personale. Per ciascun tipo di attività prevalente misurate le ore dedicate quotidianamente.

Esempio di attività da misurare:

• Riposo Notturno
• Viaggio Casa/Lavoro
• Riunioni
• Gestione della posta
• Pianificazione progetti
• Pianificazione strategica
• Sessioni di lavoro 1-1
• Pranzo/Cena
• Coffe break e pause
• Attività sportiva
• Amministrazione personale
• Svago, TV, cinema, teatro
• Social Network, navigazione Web
• Lettura, studio
• Seminari/Corsi/Formazione

La rilevazione andrebbe fatta in tempo reale, non aspettate di compilarla a fine giornata o a fine settimana. Riportate in ore e frazioni di ora il tempo dedicato a ciascuna attività. Il risultato sarà sorprendente. Vedrete come il vostro tempo è frammentato in tante attività, spesso poco produttive per il lavoro e la crescita personale e che togliete alla vostra salute psico-fisica e alla vostra vita di relazione.

Prime semplici regole per la gestione del Tempo

Una volta che avete analizzato come impiegate il vostro tempo, è fondamentale implementare strategie per ottimizzarne l’uso ed aumentare la vostra produttività, migliorare la qualità della vostra vita lavorativa e personale. Ecco alcuni consigli pratici:

• Categorizzate le attività: suddividete le attività in macro-categorie come pianificazione, organizzazione, esecuzione, monitoraggio e sviluppo personale. Questo vi permetterà di visualizzare il vostro tempo in modo più chiaro e di identificare eventuali squilibri.
• Create una routine giornaliera, stabilite un calendario settimanale, fissate delle scadenze mensili, assegnando un tempo specifico a ciascuna attività. Impegnatevi a rispettare una routine, ciò vi aiuterà a stabilire delle abitudini positive e a evitare la procrastinazione.
• Sostituite le distrazioni digitali con attività più produttive come la lettura o la formazione continua. Se trascorrete oltre trenta minuti a consultare i profili sui social o a scorrere i reel state sprecando tempo, presi dal ciclo della dopamina. Eliminate queste distrazioni: identificate e eliminate quali attività vi portano via tempo e che non aggiungono valore al lavoro o alla vostra vita di relazione. Sostituitele con qualcosa che abbia più valore: seguite un podcast su un argomento di vostro interesse, un webinar, leggete un paragrafo di un libro, approfondite un argomento di attualità.
• Comunicate le vostre esigenze e le priorità. Informate i colleghi e i collaboratori sulle vostre esigenze di tempo. Stabilite dei limiti e imparate a dire di no quando necessario. Quando cercano di interrompere la vostra routine, senza essere scortesi siate fermi nel declinare. Spiegate ciò che state cercando di fare e chiedete scusa ed un po’ di tempo per completare quello che stavate facendo, promettendo di dedicarvi a loro non appena finito. Poi fatelo. Dedicate agli altri tutta la vostra attenzione.
• Delegate i compiti meno importanti ad altri per liberare tempo da dedicare alle attività strategiche. Delegando ai vostri collaboratori le attività più esecutive. Liberate il vostro tempo per le attività di pianificazione, ottimizzazione organizzativa, sviluppo dei processi, etc..
• Stabilite le priorità. Scegliete la priorità da attribuire con calma e distacco. Mettete in cima all’elenco delle attività i compiti più importanti e più difficili, che necessitano di maggior tempo. Rivedete le priorità a fine giornata e rifate l’elenco per il giorno successivo.
• Scegliete gli strumenti che meglio si adattano al vostro stile di lavoro e personalizzateli in base alle vostre esigenze. La classica agenda cartacea o un App digitale vanno bene entrambe, l’importante è trovare un sistema che vi permetta di mantenervi organizzati e di raggiungere i vostri obiettivi.

Per concludere

Quando ci sentiamo sommersi da un sovraccarico inarrestabile di attività che si susseguono senza tregua, provocandoci stress e frustrazione che incide negativamente sulla produttività e sulla qualità della vita, quasi certamente abbiamo un problema con la gestione del tempo.

È fondamentale comprendere che la gestione efficace del tempo non significa lavorare di più, ma lavorare meglio, dando il giusto peso alle attività e ottimizzando i processi.

Ottimizzare l’utilizzo del tempo è quindi fondamentale per raggiungere gli obiettivi e garantire il successo dell’organizzazione. Il multitasking, sebbene spesso percepito come una soluzione per aumentare la produttività, può in realtà portare a un decremento della qualità del lavoro e a un aumento dello stress.

È essenziale invece comprendere quali sono le attività che ci portano via tempo e che non ci permettono di svolgere un valorizzare il nostro impegno. Assegnare una priorità alle attività, delegare i compiti e utilizzare strumenti di gestione del tempo per massimizzare l’efficienza, sono le più immediate strategie da attuare per diventare più efficaci e produttivi.

La ripartizione ottimale del tempo è un processo continuo di sperimentazione e adattamento. Ciò che funziona per un manager potrebbe non funzionare per un altro. L’importante è trovare un equilibrio che ci permetta di essere produttivi, efficaci e soddisfatti del nostro lavoro e della nostra vita privata.