Entriamo nel mondo della gestione dei progetti e scopriamo perchè il successo, o il fallimento, di un progetto dipendono dal Project Manager.

Chi è il Project Manager?

Iniziamo con definire chi è e cosa fa il Projetc Manager. Il PM è colui che deve garantire che tutto vada secondo i piani, nel rispetto dei tempi, del budget stabilito e della qualità del prodotto/servizio rilasciato al committente.

Il PM deve assicurare che il progetto, nel corso dell’intero ciclo di vita, evolva all’interno dei confini stabiliti dall’ambito del progetto. E’ responsabilità del PM la corretta e completa definizione delle risorse finanziarie, strumentali ed umane necessarie per il progetto e che queste siano correttamente e tempestivamente utilizzate. Il PM deve assicurare che i prodotti parziali e finali siano rilasciati secondo le scadenze previste e che siano accettati dal committente, perchè soddisfano i requisiti concordati e che rappresentano un vincolo contrattuale.

Il PM guida il team di progetto verso la creazione del prodotto finale, coordinando gli strumenti, assicurandosi che tutti operino secondo lo stesso piano e che la performance dell’intero Team sia impeccabile.

Ma per fare tutte queste cose quali sono le sue competenze e le sue qualità?

Le Competenze Chiave di un Project Manager

Come un direttore d’orchestra, un PM per poter gestire efficacemente un progetto, facendo lavorare in team i diversi professionisti e produrre risultati di qualità eccelente, deve conoscere perfettamente la partitura (piano di progetto), sincronizzare attentamente le diverse sezioni dell’orchestra (gestione del cronoprogramma), assicurare che gli strumenti siano accordati e che suonino con i toni e l’intensità prevista (gestione delle risorse) . Per fare ciò deve trasmettere ai maestri e giuste informazioni, facendo capire esattamente cosa vuole e quando. Al contempo deve “sentire” la reazione del pubblico, per comprendere se l’armonia prodotta dall’orchestra nel suo insieme suscita l’effetto desiderato o è fonte di disagio e quindi genera critiche (gestione della comunicazione).

Pertanto, le principali qualità di un PM sono:

• Pianificazione Strategica ed Operativa: un project manager deve essere in grado di sviluppare piani dettagliati che prevedano chiaramente gli obiettivi del progetto, le risorse necessarie e le tempistiche. I piani devono essere quindi coerenti con gli obiettivi ( che dovranno essere SMART: Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici e Temporizzati). Pertanto il PM deve avere la capacità di comprendere qual’è l’obiettivo finale e gli obiettivi intermedi, sviluppare una pianificazione accurata che sia:
  • Concreta: perchè include solo le fasi in cui si sviluppa il progetto e le sole attività previste dall’ambito del progetto per il raggiungimento degli obiettivi di progetto.
  • Realistica: basata sulle risorse effettivamente disponibili
  • Eseguibile: prevede attività che possano essere eseguite con le risorse messe a disposizione
  • Temporizzata: deve tener conto delle scadenze concordate, della durata prevista per ciascuna attività, della sequenzialità e della concorrenzialità delle attività
  • Misurabile: devono essere chiare le scadenze ed i prodotti da rilasciare per ogni scadenza prevista.
  • Flessibile: deve prevedere le possibili criticità ed i relativi piani di contingenza per il loro superamento.

• Gestione del Tempo: la capacità di gestire efficacemente il tempo è cruciale. Un PM deve essere in grado di stabilire scadenze realistiche, in base alla disponibilità di risorse, alla durata delle attività e alla correlazione tra le attività. Il PM deve essere anche capace di definire un calendario di gestione del progetto, che preveda incontri periodici con gli stakeholder ed i memebri del Team, per misurare gli avanzamenti ed apportare i tempestivi e necessari adeguamenti al piano.

• Gestione delle Risorse: per il successo di un progetto la gestione efficiente delle risorse deve essere fatta evitando sprechi o sotto-utilizzo di personale, budget e strumentazione. Le risorse devono essere impiegate in modo equilibrato nel corso dell’intero ciclo di vita del progetto. La pianificazione delle risorse deve, per quanto possibile, evitare sia i picchi di intensità di utilizzo che gli accantonamenti di risorse, in attesa di un loro possibile impiego futuro. Quando ciò si verifica significa che vi è stato un difetto di pianificazione. Naturalmente il PM deve avere conoscenza delle caratterisiche peculiari delle risorse disponibili. Se si tratta di risorse finanziare, deve conoscere i meccanismi della programmazione finanziaria e del controllo di gestione (budgeting e flussi di cassa), per le risorse umane è importante che abbia conoscenze delle norme specifiche per i lavoratori impiegati e gli aspetti contrattuali, per le attrezzature è bene che abbia conoscenza delle prestazioni e delle modalità di utilizzo.
• Comunicazione: un project manager deve essere un comunicatore esperto, in grado di trasmettere chiaramente informazioni e istruzioni a tutti i membri del team e agli stakeholder. Se la comunicazione non è efficace si genera confusione con fraintendimenti e sovrapposizioni di voci contraddittorie. Il PM governa il flusso della comunicazione all’interno del Team di Progetto e verso l’esterno. Una comunicazione efficace è:
  • Semplice: focalizzata sulle informazioni essenziali, evitando dettagli inutili che distraggono e confondono.
  • Diretta: ogni messaggio deve essere indirizzato al destinatario giusto, una comunicazione eccessivamente diffusa genera rumore.
  • Chiara: Il linguaggio deve essere adeguato al destinatario, devono essere evitati tecnicismi o jargon che creano incomprensioni.
  • Tempestiva: bisogna comunicare al momento giusto, ciò che occorre e quando è necessario.
  • Bidirezionale: comunicare per trasmettere un messaggio, ma anche prestare attenzione per comprendere i feedback dagli interlocutori (ascolto attivo)

Le Qualità Chiave di un Project Manager

Un PM può acquisire le competenze attraverso la formazione e l’esperienza, ma per essere un eccellente Project Manager deve avere delle qualità personali e caratteriali che fanno la differenza. Vediamo quali:

• Leadership: un project manager deve essere un leader naturale. Deve avere una visione chiara del suo ruolo e dei suoi obiettivi, deve ispirare fiducia ed essere in grado di guidare il team verso il raggiungimento degli obiettivi motivando i collaboratori, coinvolgendoli nell’impresa.

• Problem Solving: un PM trascorre le sue giornate risolvendo problemi. Il suo compito è quello di lubrificare i meccanismi gestionali facendo si che ogni ingranaggio giri nel verso giusto ed alla giusta velocità, senza inceppamenti o attriti. La risoluzione di problemi è quindi un compito quotidiano per un project manager. Per un PM efficace unproblema non è una seccatura, ma una sfida da affrontare in modo creativo ed efficiente. Naturalmente la dimensione e la complessità dei problemi varia a seconda del livello gestionale. Un PM non si occuperà di problemi di dettaglio che rientrano nelle competenze di un team leader. In tal caso farebbe micro-management e in breve tempo sarebbe sommerso da un mare di questioni, che gli impedirebbero di svolgere efficacemente il suo lavoro. Un PM deve essere in grado di focalizzarsi sui problemi che hanno impatto diretto sull’ambito del progetto, che coinvolgono i principali stakeholder e che influiscono sui prodotti parziali e finali, sui tempi e sui costi del progetto.

• Adattabilità: i progetti possono essere imprevedibili, soprattutto quando vi sono fattori, interni o esterni al progetto¹, che possono intervenire causando modifiche sostanziali alle condizioni di sviluppo del progetto stesso. Un cambiamento radicale dei requisiti, dei tempi di rilascio dei pordotti o del costo delle risorse possono influenzare profondamente l’evoluzione di un progetto. In tal caso l’impatto può essere tale da richiedere una completa ripianificazione, perchè nessun piano di mitigazione dei rischi è in grado di mitigare gli effetti del cambiamento intervenuto. In queste situazioni un project manager di successo mostra flessibilità, è in grado di adattarsi rapidamente alle circostanze . Un PM efficace interviene con proposte di revisione degli obiettivi o con una nuova pianificazione. In casi estremi potrebbe anche elaborare una proposta di chiusura del progetto, in quanto è un impresa non più conveniente. Ad ogni modo il PM fa il possibile per non permettere al progetto di avvitarsi in una spirale che porti al suo completo fallimento, con conseguente spreco di risorse e inestimabile perdita di credibilità.

• Orientamento al Cliente: Il project manager deve comprendere le esigenze del cliente e lavorare costantemente per soddisfarle. Dalla gestione dei requisiti, al coordinamento dei piani, alla gestione dei cambiamenti e delle criticità nella fase esecutiva, alle attività di verica ed accettazione dei prodotti, il rapporto tra MP e Customer è costante. Rispetto al cliente il PM avrà sempre un rapporto improntato a:
  • Chiarezza: attraverso una comunicazione chiara e semplice nella forma, accurata nei contenuti.
  • Onestà: il rapporto con il cliente deve essere improntato alla massima trasparenza, alla fiducia reciproca ed alla professionalità, circa la raggiungibilità degli obiettivi, l’evoluzione del progetto e le eventuali difficoltà emergenti.
  • Equilibrio: il PM si muove in costante equilibrio tra le esigenze del cliente e quelle dell’organizzazione che egli rappresenta. Egli deve essere in grado di bilanciare gli interessi delle parti, risolvendo gli eventuali conflitti evitando contrapposizioni pregiudiziali ma favorendo la convergenza sugli obiettivi, nell’interesse di tutti.

Lo sviluppo delle competenze e delle qualità del PM

Di seguito esploreremo più in dettaglio alcune delle competenze e qualità, offrendo consigli pratici su come svilupparle e applicarle nel contesto della gestione dei progetti, con suggerimenti su come diventare un project manager di successo!

La comunicazione è cruciale per il PM.

La comunicazione non è solo un modo per intrattenere, ma piuttosto un mezzo per informare. Pertanto, la comunicazione deve essere caratterizzata da semplicità, chiarezza e precisione. Sorprendentemente, oltre il 50% dei progetti fallisce a causa di mancanza o insufficiente comunicazione con gli stakeholder.

Un PM eccellente dimostra capacità di comunicazione attraverso l’uso di briefing chiari e concreti. Ad esempio, quando si presenta lo stato di avanzamento del progetto agli stakeholder, un PM efficace utilizza grafici e diagrammi facili da interpretare, in modo da condividere informazioni complesse in modo rapido e comprensibile.

Le abilità organizzative del PM

Un PM deve dimostrare abilità nell’organizzare il proprio lavoro e quello degli altri. Mantenere una visione chiara dello stato delle risorse assegnate, della documentazione prodotta, delle tempistiche, dei prodotti rilasciati e degli obiettivi raggiunti è essenziale. L’ampia quantità di input e output richiede competenze di organizzazione particolarmente sviluppate.

Immagina un PM che gestisce un team di sviluppatori software. Oltre a assegnare attività specifiche a ciascun membro del team, il PM tiene traccia delle scadenze, dei requisiti e delle risorse necessarie. Questo assicura che il flusso di lavoro sia ben coordinato e che tutti siano informati sui prossimi passi.

La negoziazione

La negoziazione è una competenza costante per un PM. Spesso le risorse non sono disponibili in modo esclusivo e i costi possono variare. Questo richiede la capacità di negoziare con i detentori delle risorse, per superare ostacoli e garantire disponibilità tempestiva per raggiungere risultati. Anche gli aggiustamenti in corso d’opera richiedono abilità di negoziazione. Il PM deve interagire con il committente per affrontare ritardi o variazioni rispetto ai requisiti iniziali o costi superiori alle previsioni.

Supponiamo che il reparto marketing necessiti di risorse aggiuntive per un progetto urgente. Il PM negozia con il responsabile del reparto per garantire che le risorse vengano condivise senza compromettere altri progetti in corso.

Motivare i collaboratori

La capacità di motivare i collaboratori, rispettarne le esigenze personali e assegnare incarichi in base a competenze ed esperienze è fondamentale. Questo deve bilanciare le necessità dell’organizzazione, dei clienti e del comitato di progetto.

Immagina un PM che sta lavorando su un progetto di sviluppo sostenibile. Utilizzando la leadership, il PM coinvolge il team nel processo decisionale, ascoltando le loro idee e incoraggiando l’innovazione. Questo crea un ambiente di collaborazione e ispira i membri del team a dare il massimo

Le competenze specifiche

Un ottimo PM è in grado di gestire varie tipologie di progetti, ma deve possedere anche competenze tecniche specifiche per il tipo di progetto che gestisce. Deve interpretare i requisiti, identificare rischi specifici e le relative soluzioni. Il PM deve essere in possesso del linguaggio del settore di progetto.

Supponiamo che un PM stia gestendo la costruzione di un nuovo edificio. Per avere successo, deve comprendere i dettagli architettonici, le norme di sicurezza e le pratiche di costruzione. Le sue competenze specialistiche gli consentono di prendere decisioni informate e di risolvere eventuali problemi tecnici.

Orientamento al problem soving

I problemi sono sfide per un PM, non ostacoli insormontabili. Il PM deve essere orientato alla risoluzione dei problemi, perché ogni problema è un’opportunità per testare sé stessi e il team, nel trovare la soluzione migliore nel minor tempo possibile per raggiungere gli obiettivi.

Immagina che durante l’implementazione di un sistema software, si verifichi un bug critico. Un PM orientato alla risoluzione dei problemi si unisce al team per analizzare rapidamente la situazione, identificare la causa del problema e collaborare per trovare una soluzione efficace.

Il PM deve interagire con stakeholder provenienti da culture diverse, orientamenti politici e di genere differenti. Queste sfumature culturali non devono rappresentare limiti, ma opportunità. Per questo è necessario possedere apertura mentale ed una cultura ampia per potere, ad esempio, lavorare su un progetto internazionale con team distribuiti in diverse parti del mondo e che richiede sensibilità culturale e la capacità di interagire rispettando e comprendendo le differenze.

La credibilità del PM

L’esperienza passata contribuisce alla fiducia nel PM. In un’organizzazione, il PM guadagna credibilità sulla base delle esperienze precedenti. Un PM con una solida reputazione di gestione di progetti di successo guadagna la fiducia del suo team e degli stakeholder. Ad esempio, un PM con un track record positivo è più propenso a ottenere l’approvazione del budget per un nuovo progetto.

Padroneggiare strumenti e tecniche di project management

Il PM deve padroneggiare gli strumenti tecnologici per gestire le attività legate al progetto, tenere traccia delle attività, dei tempi e delle risorse in modo efficiente, come sistemi di comunicazione, software di gestione, fogli di calcolo ed elaboratori di testo.

Il PM deve comprendere le diverse strutture organizzative e il modo in cui funzionano dinamicamente. Supponiamo che un PM lavori in un’organizzazione con una struttura matriciale complessa. Deve comprendere come le diverse unità interagiscono tra loro, bilanciando le priorità e assicurandosi che il flusso di lavoro non venga interrotto.

Take away

Se desideri diventare un Project Manager di successo e sviluppare le competenze necessarie, ecco alcuni suggerimenti pratici per ciascuna area:

• Comunicazione
  • Partecipa a corsi di comunicazione efficace o di public speaking per migliorare le tue abilità orali e scritte.
  • Pratica la scrittura di report chiari e concisi per esercitarti a condividere informazioni complesse in modo comprensibile.
  • Fai pratica nell’ascoltare attivamente e porre domande pertinenti durante le discussioni.
• Organizzazione
  • Utilizza strumenti di gestione del progetto come Trello, Asana o Microsoft Project per tenere traccia delle attività e delle scadenze.
  • Impara a creare piani di progetto dettagliati che includano milestone e attività specifiche.
  • Esercitati a suddividere grandi compiti in sotto-attività gestibili per garantire una pianificazione efficace.
• Negoziazione
  • Partecipa a workshop di negoziazione o dedica del tempo a letture su tecniche di negoziazione.
  • Pratica la gestione delle risorse in situazioni complesse o conflittuali, cercando soluzioni in cui tutte le parti coinvolte abbiano un vantaggio.
• Leadership:
  • Assumi ruoli di leadership in progetti o gruppi di lavoro per sviluppare la tua capacità di gestione.
  • Studia storie di leader di successo per acquisire intuizioni sulle loro pratiche di leadership.
  • Affina la tua capacità di ascoltare, fornire feedback costruttivi e ispirare gli altri.
• Competenze Specialistiche:
  • Acquisisci formazione o certificazioni pertinenti al tuo settore o tipo di progetto.
  • Lavora su progetti personali o partecipa a hackathon per applicare e ampliare le tue competenze specialistiche.
  • Mantieniti aggiornato sulle nuove tendenze e sviluppi nel tuo campo.
• Risoluzione dei Problemi:
  • Affronta i problemi come opportunità di apprendimento, cercando soluzioni innovative.
  • Pratica il pensiero critico e analitico affrontando problemi complessi e trovando soluzioni in modo strutturato.
• Apertura Mentale e Culturale:
  • Espandi la tua consapevolezza culturale partecipando a eventi culturali, leggendo su diverse culture e viaggiando se possibile.
  • Lavora in team multiculturale o internazionale per migliorare le tue capacità di interazione e collaborazione con persone di diverse sfondi.
• Credibilità:
  • Costruisci un portfolio di progetti di successo per dimostrare la tua esperienza.
  • Coltiva relazioni positive con colleghi, manager e collaboratori per creare una reputazione positiva.
• Competenze Tecnologiche:
  • Partecipa a corsi o tutorial online per imparare a utilizzare strumenti di gestione del progetto e software pertinenti.
  • Sperimenta con nuovi strumenti tecnologici per migliorare la tua efficienza nella gestione dei progetti.
• Competenze Organizzative:
  • Studia diverse strutture organizzative e come funzionano per avere una visione più ampia.
  • Lavora in ruoli che coinvolgono la gestione delle risorse e la pianificazione per acquisire esperienza pratica.
  • Ricorda che lo sviluppo delle competenze richiede tempo e pratica costante. Concentrati su un’area alla volta e cerca di applicare ciò che impari in situazioni reali.

Sviluppo Equilibrato delle Competenze: La Chiave per il Successo come Project Manager

Intraprendere il cammino per diventare un Project Manager di successo richiede un approccio olistico nello sviluppo delle competenze. Ogni abilità menzionata, dalla comunicazione alla risoluzione dei problemi, ha il suo ruolo fondamentale nella creazione di un PM competente ed efficace. Tuttavia, l’equilibrio è la chiave: sviluppare una sola abilità in modo esclusivo potrebbe limitare il tuo impatto complessivo. Un PM di successo integra queste competenze in modo armonico, utilizzandole sinergicamente per affrontare le sfide complesse che accompagnano la gestione dei progetti.

Sviluppando la capacità di comunicare chiaramente, pianificare in modo efficiente, negoziare con fiducia, guidare il team con empatia, applicare competenze specialistiche, risolvere problemi creativamente, abbracciare la diversità culturale, costruire credibilità, padroneggiare gli strumenti tecnologici e comprendere le dinamiche organizzative, diventi un PM completo. Solo con questa combinazione ben equilibrata di competenze sarai in grado di guidare progetti con successo e raggiungere gli obiettivi in modo coerente.

Il percorso verso la completa formazione di un Project Manager è un processo di apprendimento continuo. Con un approccio equilibrato allo sviluppo delle competenze, siete sulla strada giusta per diventare un leader capace e rispettato nella gestione dei progetti.

1. Fattori interni (come cambiamenti organizzativi, turnover del personale) o esterni (crisi economiche, cambiamenti normativi) possono infatti stravolgere le condizioni iniziali, rendendo necessarie delle azioni correttive. ↩︎