“Come mangiare un elefante?…facendo a pezzi!”

In qualche regione dell’Africa profonda, quando le popolazioni locali si nutrivano ancora della caccia alle specie allora presenti in abbondanza, questo detto aiutava a non scoraggiarsi davanti ad una preda troppo grande da trasportare e da consumare per l’intero villaggio.

Adesso molto probabilmente anche in quei villaggi africani, oramai diventati centri urbani con milioni di abitanti, l’aforisma sintetizza un concetto chiave del Project Management: per gestire un progetto complesso (elefante) bisogna scomporlo in attività più piccole e gestibili (bistecche). Per operare questa scomposizione i cacciatori utilizzavano accette e coltelli affilati, i Project Manager utilizzano la Work Breakdown Structure (WBS).

La WBS è una struttura gerarchica ed è tra i principali tool impiegati per suddividere un progetto grande e complesso in componenti più piccoli e gestibili.

Con la WBS scomponiamo il progetto in una serie di livelli gerarchici a cui corrispondono dei dettagli via via maggiori. Per ciascun livello di scomposizione sono definite le relative attività, i deliverable previsti, le interdipendenze e le correlazioni più signficative.

Visualizzando la WBS abbiamo la visione d’insieme del progetto, della sua struttura e delle relazioni esistenti tra le diverse parti di questo. Approfondiamo alcuni aspetti chiave della WBS

Perche serve la WBS

La WBS, per come viene elaborata e per le informazioni che contiene, consente di gestire il progetto in modo efficace. Una WBS ben fatta deve infatti favorire:

• la chiarezza e la comprensione: la WBS deve offrire una chiara rappresentazione d’insieme di tutto il lavoro da svolgere, rendendo più facile capire come le diverse parti del progetto si incastrano, quali sono le dipendenze e le relazioni tra queste parti ed eventuali rapporti con progetti ed attività esterne al progetto stesso.
• la pianificazione dettagliata: deve permettere di stimare tempi, costi e risorse per ogni attività, facilitando la redazione di un piano di progetto dettagliato.
• la comunicazione efficace: deve essere un punto di riferimento comune per tutti i membri del team, migliorando la comunicazione e la collaborazione.
• il controllo del progetto: consentendo di verificare se il progetto evolve nel suo ambito o sta divergendo, magari inglobando attività “out of scope“. Deve consentire di monitorare i progressi e identificare eventuali problemi in modo tempestivo.

Struttura a Livelli della WBS

La WBS ha una struttura a livelli. Inizia con il livello più alto (Livello 0) che rappresenta il progetto nel suo complesso. Al livello successivo (Livello 1) troviamo i principali componenti del progetto o le macro attività che, seppur correlate, generalmente si differenziano per ambiti di competenza (tecnica, legale, logistica, etc.). Al Livello 1 si suddivide quindi il progetto in sotto-progetti o componenti ed attività più specifiche.

Ciascuna macro-attività sarà a sua volta suddivisa in attività, o task, (Livello 2). Ogni task ha un obiettivo (Specifico, Misurabile, Accessibile, Rilevante, Temporizzato) da raggiungere, che deve essere univocamente ed accuratamente definito.

La suddivisione in task permette di individuare e definire i compiti dettagliati, gli stakeholder, le risorse necessarie e i risultati attesi, secondo un preciso calendario. Questi sono tutti gli elementi necessari alla definizione del Piano di Porgetto.

Gestione della WBS

La scomposizione strutturale del progetto in sotto-progetti ed attività a livelli di granularità maggiore è il risultato di un processo iterativo e procede con cicli di affinamento successivi, fino a quando la suddivisione raggiunge il livello più basso. Al livello più basso la WBS descrive i compiti o le attività elementari, che possono essere facilmente pianificati, assegnati e monitorati.

La WBS non è statica, ma viene aggiornata e modificata nel corso dell’intero ciclo di vita del progetto. Naturalmente le variazioni soprattutto quelle che coinvolgono risorse ed hanno un impatto diretto sui deliverable (in termini di tempi, costi e qualità) devono essere coordinate, concordate, autorizzate ed infine comunicate agli stakeholders.

La gestione della WBS rientra tra le responsabilità del Project Manager.

Utilità della WBS

Ogni progetto può essere scomposto in parti più piccole. Se tutti i progetti, alla fine, possono essere scomposti in singole attività solo quelli più grandi e complessi richiedono una suddivisione in macro-attività o sotto-progetti.

Ovviamente il vantaggio maggiore della scomposizione si ha per progetti di grande scala e complessità, con molti elementi correlati ed interdipendenti. Per quelli di piccola scala, l’eccessiva granularità ne appesantisce solo la gestione.

Ad ogni modo la WBS consente di gestire il progetto con maggior chiarezza e comprensione, perché fornisce una visione chiara della struttura del progetto, consentendo a tutti i membri del team di comprendere le loro responsabilità e i loro contributi al progetto.

Inoltre la WBS ci aiuta nella pianificazione dettagliata del progetto. Suddividendo il progetto in componenti più gestibili, magari con un responsabile assegnato a ciascuna macro-attività, diventa più semplice l’allocazione delle risorse (umane, finanziarie e materiali) lungo tutte le fasi di sviluppo del progetto.

Tramite la WBS è possibile monitorare e controllare lo stato delle diverse attività o componenti del progetto in modo efficace e semplificare la comunicazione all’interno del team del progetto e con le parti interessate sia interne al progetto che esterne, poiché fornisce una struttura comune di riferimento.

Come si costruisce una WBS

Il prcesso di costruzione di una WBS parte da una definizione chiara degli obiettivi, procedendo con una scomposizione progressiva fino a raggiungere un livello di granularità adeguato ed accertandosi che ogni livello rappresentari il 100% del lavoro del livello superiore. La scomposizione deve avvenire utilizzando criteri oggettivi, come ad esempio funzioni, fasi, località o sistemi. Anche se la WBS è di responsabilità del Project Manager, è necessario il coinvolgere tutti i membri del team nella creazione per garantire il loro coinvolgimento e una maggiore comprensione del progetto.

Vediamo quindi i principali step attraverso i quali si costruisce una WBS:

• STEP 1 – Definisci chiaramente l’obiettivo
  • Qual è il risultato finale che si vuole ottenere?
  • Quali sono i prodotti o i servizi che verranno consegnati?

• STEP 2 – Scomponi gerarchicamente l’obiettivo
  • Parti dal tuo obiettivo principale e suddividilo in macro-attività.
  • Continua a suddividere ogni macro-attività in attività sempre più specifiche fino a raggiungere un livello di dettaglio adeguato.
  • Ricorda la Regola del 100%: Ogni livello della WBS deve rappresentare il 100% del lavoro del livello superiore.
  • Puoi adottare diversi Criteri di scomposizione, in funzione degli aspetti più rilevanti del progetto:
    • Per fasi: se le fasi del progetto (es. progettazione, realizzazione, testing) sono l’aspetto dominante
    • Per deliverable (prodotti): in base ai prodotti o servizi che dovranno essere consegnati.
    • Per funzioni: in base alle diverse funzioni coinvolte (es. marketing, produzione, amministrazione).
    • Per località: in base ai luoghi in cui si svolgeranno le attività.

• STEP 3 – Assegna codici univoci
  • Assegna un codice univoco a ogni elemento della WBS per facilitarne l’identificazione e il riferimento.

• STEP 4 – Per ogni elemento della WBS individua la responsabilità, stima i tempi, i costi e le risorse
  • Per ogni attività, stima il tempo necessario per il completamento, i costi associati e le risorse richieste.
  • Per ciascuna attività identifica, secondo una matrice delle responsabilità.

• STEP 5 – Individua le interazioni e le dipendenze
  • Individua le relazioni tra le diverse attività (es. un’attività può iniziare solo dopo il completamento di un’altra).

• STEP 6 – Crea una rappresentazione grafica o diagramma
  • Rappresenta la WBS in forma visiva utilizzando un diagramma ad albero. Questo facilita la comprensione e la comunicazione.

La WBS può essere presentata graficamente come un diagramma a blocchi o come una lista gerarchica, e la sua struttura può variare in base alle esigenze specifiche del progetto. In generale, la creazione di una WBS è una delle prime attività chiave nella pianificazione di un progetto e svolge un ruolo cruciale nel garantire il successo complessivo del progetto.

Questa sotto è solo una visione generale e semplificata della WBS per un progetto ospedaliero reale, ciascuno di questi livelli potrebbe ulteriormente suddividersi in sotto-attività più dettagliate e specifiche. Nell’esempio potete vedere come la WBS aiuta a organizzare e gestire le diverse fasi e attività coinvolte nella costruzione di un ospedale, garantendo che ogni aspetto del progetto sia adeguatamente pianificato e gestito.

Riguardo l’esempio proposto occorre ricordare che il processo di ottenimento delle autorizzazioni sanitarie può variare notevolmente a seconda delle leggi e delle regolamentazioni specifiche del luogo in cui si trova l’ospedale. Questa WBS fornisce solo una struttura generica che può essere personalizzata in base alle esigenze e alle normative locali.

Take away

In conclusione, la Work Breakdown Structure (WBS) è uno strumento fondamentale per gestire progetti, perché fornisce una struttura per suddividere la complessità del progetti in componenti più piccoli e gestibili. La WBS aiuta a visualizzare chiaramente le diverse fasi, attività e compiti di un progetto, consentendo un’organizzazione più efficace, una migliore pianificazione delle risorse e una comunicazione più chiara tra i membri del team e le parti interessate. La WBS è un elemento essenziale per il successo del progetto poiché contribuisce a garantire che ogni aspetto del lavoro sia identificato, pianificato e monitorato in modo sistematico.

Tuttavia, va notato che la creazione di una WBS richiede un’attenta analisi e una comprensione dettagliata del progetto, delle sue attività e dei suoi obiettivi. Quando è sviluppata con cura e aggiornata durante l’intero ciclo di vita del progetto, la WBS diventa uno strumento prezioso per gestire e completare con successo progetti di qualsiasi complessità.