In questo articolo vedremo i cinque principi base della gestione dei progetti, comuni alle pratiche più comuni e che rendono il Project Management la chiave per raggiungere con efficacia gli obiettivi più sfidanti. Ricordiamo che la gestione dei progetti si basa su processi standardizzati, che derivano principalmente dalle pratiche consolidate più ampiamente riconosciute.

I principi del Project Management possono essere condensati in una singola frase che cattura l’essenza di questa disciplina: “Gestire un progetto significa assumersi la responsabilità di tutte le attività necessarie a consegnare i prodotti entro una data prestabilita, secondo i requisiti del committente e con le risorse concordate, mantenendo il pieno controllo dell’intero processo.”

È importante notare che quando parliamo di “processo”, in questo ambito ci si riferisce a un processo di Project Management, che è una sequenza di attività ben definite finalizzate a produrre risultati specifici.

I 5 Principi di Gestione dei Progetti

1. Assegnazione delle Responsabilità

La gestione di un progetto prevede l’attribuzione di una chiara, precisa ed univoca responsabilità di un singolo soggetto, che si identifica con la figura del Project Manager (PM). Il compito del PM è quello di garantire il completamento di tutto il ciclo di vita del progetto e la consegna dei prodotti attesi, entro i vincoli di tempo, costi e qualità stabiliti. Il PM è affiancato, nel caso di progetti complessi, da uno o più collaboratori, responsabili per la gestione di specifiche parti del progetto e che rispondono al PM. Il PM ed i collaboratori, detti anche Team Member (TM) lavorano in maniera coordinata, sotto la direzione del PM. Costituiscono il Team di Progetto.

2. Focalizzazione sui Prodotti

Nella gestione di un progetto è cruciale mantenere la concentrazione sugli obiettivi desiderati anziché sulle attività. Concentrarsi esclusivamente sui compiti può portare a destinare risorse a imprese non produttive. Pertanto, è fondamentale porsi sempre la domanda se il progetto in corso genererà risultati tangibili o stiamo solo sprecando risorse e tempo. Ecco perché quando si parla di gestione progetti, sentiremo sempre parlare anche di deliverable. Un deliverable può essere un servizio, un oggetto fisico, un evento, un documento; insomma il risultato parziale o finale delle attività di progetto e che l’utente o il committente si aspetta.

3. Rispetto delle Scadenze

Stabilire una data di consegna per il progetto è essenziale. I progetti hanno durate definite e non è previsto restino attivi, o aperti, a tempo indeterminato. Superare le scadenze stabilite può indicare problemi nel progetto, come requisiti poco chiari o risorse insufficienti.

4. Garanzia della Qualità

Un progetto non esiste in isolamento e, come abbiamo già visto non è fine a se stesso; è destinato infatti ad essere valutato da un Comitato di Progetto composto da rappresentanti di tutte le parti interessate che ne giudicheranno la qualità oltre che lo stato di avanzamento, inteso non solo in termini di il rispetto delle scadenze e di rilascio dei prodotti che soddisfano i requisiti in grado di soddisfare le esigenze dell’utente/committente.

5. Mantenimento del Controllo

Per la gestione del progetto sono implementati strumenti e metodi che il responsabile del progetto utilizzerà per monitorare costantemente il progresso e il completamento dei risultati intermedi e delle consegne parziali. Il monitoraggio prevede anche la stima della traiettoria futura del progetto, attraverso l’analisi degli indicatori chiave, deve essere fatta una proiezione di come il progetto evolverà, soprattutto occorre una stima, per quanto possibile, accurata dell’utilizzo delle risorse.

Esempi di Progetti

Esempio 1: Infrastrutture Urbane

Immagina l’iniziativa di una città di costruire un nuovo sistema metropolitano. Il responsabile del progetto assegna ruoli a esperti in vari settori, come ingegneria civile e pianificazione dei trasporti. La focalizzazione del progetto rimane sulla realizzazione di linee della metropolitana funzionali, garantendo che rispettino gli standard di qualità e siano completate entro il periodo previsto. Controlli regolari sul progresso e l’adattamento delle risorse aiutano a mantenere il controllo durante la fase di costruzione e a gestire efficacemente le sfide impreviste.

Esempio 2: Sviluppo di un Software

Considera un’azienda software che sta sviluppando una nuova app mobile. Il responsabile del progetto assegna responsabilità a diversi team, tra cui sviluppatori, designer e tester di controllo qualità. L’accento è posto sulla consegna di un app intuitiva e priva di difetti, rispettando la data di rilascio specificata. Monitorare il progresso del progetto, affrontare tempestivamente eventuali ostacoli nello sviluppo e condurre test approfonditi mantiene il controllo sul processo di sviluppo del software.

Take Away

• Assegnazione della Responsabilità: identificare un leader di progetto (PM) con competenze adeguate e chiare responsabilità. Identificare il Team di Progetto e definire i ruoli di ogni membro del team, per garantire una distribuzione chiara delle responsabilità.
• Focalizzazione sui prodotti: definire fin dall’inizio e con chiarezza i risultati attesi previsti per il completamento del progetto. Attenzione: stabilire obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Realistici, Rilevanti, Temporizzati) per mantenere il focus sul raggiungimento dei risultati desiderati.
• Rispetto delle scadenze: suddividere il progetto in fasi ed individuare le scadenze o milestone con scadenze specifiche. Monitorare il progresso regolarmente e apportare aggiornamenti, se necessario, coinvolgendo il committente nelle decisioni di gestione delle scadenze.
• Garanzia della qualità: implementare sistemi e strategie per tenere sotto controllo la qualità durante tutto il processo. Fornire feedback costanti al Team ed al Comitato di Progetto, coinvolgere gli stakeholder per garantire che il risultato finale sia all’altezza delle aspettative.
• Mantenimento del controllo: utilizzare strumenti di monitoraggio e reportistica per tenere traccia dell’avanzamento del progetto. Organizzare regolari riunioni di valutazione per identificare tempestivamente le criticità e adottare azioni correttive.

Per concludere

I principi di gestione dei progetti rappresentano gli elementi essenziali per il successo di qualsiasi progetto. Assegnando accuratamente le responsabilità, concentrandosi sugli obiettivi, rispettando le scadenze, garantendo la qualità e mantenendo il controllo, è possibile affrontare le sfide in modo più efficace, aumentando la probabilità di consegnare risultati di alta qualità nei tempi previsti. Gli esempi del mondo reale evidenziano come questi principi siano applicati in ambiti diversi, rendendoli strumenti preziosi per i responsabili dei progetti in vari settori.

Abbiamo introdotto alcuni concetti di base relativi alla gestione dei progetti. Nei prossimi articoli approfondiremo i processi, i metodi e le strategie appena accennate sopra. Se siete interessati all’argomento, desiderate condividere il vostro punto di vista sugli argomenti trattati, oppure desiderate approfondire ed esaminare insieme qualche caso pratico, non esitate a contattarmi o a iscrivervi alla newsletter. Grazie fin d’ora per il tuo contributo di pensiero e di esperienza.