Il Catalogo degli Asset è un indispensabile supporto decisionale. Quando è ben gestito, con informazioni puntuali ed aggiornate, è uno strumento chiave per la pianificazione (strategica, operativa e tattica), la gestione finanziaria e la gestione del rischio all’interno dell’organizzazione.

Che cos’è un Asset per un’organizzazione

Un “asset” (in italiano, “risorsa”) in un’organizzazione si riferisce a qualsiasi elemento o risorsa di valore che l’organizzazione possiede ed utilizza per raggiungere i propri obiettivi e svolgere le sue attività.

Quali sono i tipi di Asset

Gli asset possono assumere diverse forme e includere:

Asset tangibili:

• Beni fisici: sono le proprietà fisiche necessarie per condurre le attività dell’organizzazione, quali edifici, terreni, attrezzature, macchinari, veicoli, mobili e qualsiasi altro elemento tangibile.
• Risorse umane: quelle che con le competenze, le conoscenze e l’esperienza contribuiscono al successo dell’organizzazione.  Sono compresi in questo pool di risorse i dipendenti, manager e consulenti esterni.

Asset intangibili:

• Risorse finanziarie: quali denaro liquido, investimenti, crediti, ed ogni altra risorsa  di tipo economico che un’organizzazione utilizza per finanziare le sue operazioni, investire in progetti o pagare a sua volta debiti verso fornitori di beni e servizi.Tra le proprietà finanziarie e gli investimenti abbiamo anche: azioni, obbligazioni, partecipazioni in altre aziende e altri investimenti finanziari rappresentano asset per un’organizzazione.
• Proprietà intellettuale: Questa categoria comprende brevetti, marchi, copyright, segreti commerciali e altre risorse legate alla proprietà intellettuale. Questi asset sono spesso fondamentali per le aziende che si basano sull’innovazione e sulla creazione di prodotti o servizi unici.
• Relazioni e reti: Le connessioni e le relazioni con clienti, fornitori, partner commerciali, e altre organizzazioni sono preziose. Questi rapporti possono influenzare la reputazione dell’organizzazione e contribuire al suo successo a lungo termine.
• Dati e informazioni: I dati raccolti e le informazioni archiviate sono diventati asset cruciali nell’era digitale. L’analisi dei dati può aiutare a prendere decisioni strategiche e migliorare le operazioni.
• Reputazione e marchio: La reputazione e il marchio di un’organizzazione sono asset intangibili, ma estremamente importanti. Una buona reputazione può influenzare la fiducia dei clienti e degli investitori.

Che cos’è la Gestione degli Asset

La gestione degli asset è una parte essenziale della gestione organizzativa. Gestire gli asset significa determinare, infatti, il livello di operatività di un’organizzazione, ma non solo. Implementare i processi di gestione delle risorse permette di definire e valutare la redditività degli investimenti, di verificare il livello di competitività e la sostenibilità dell’organizzazione.

Le organizzazioni cercano di massimizzare il valore dei propri asset attraverso strategie di gestione, pianificazione finanziaria, investimenti e altre pratiche aziendali. Gestire gli Asset dell’Organizzazione è una delle funzioni più critiche e deve essere affidata a manager competenti ed esperti. Questo perché per la corretta pianificazione degli impegni, ogni organizzazione necessita di avere ben chiare le risorse sulle quali è possibile porre affidamento. Per le loro capacità di svolgere le funzioni necessarie al compimento della missione assegnata, lo stato di efficienza ed il livello di prontezza all’impiego nei diversi contesti operativi e di mercato.

Il Catalogo degli Asset

È importante raccogliere ed organizzare le informazioni relative alle risorse dell’organizzazione e trasformarle in conoscenza per fornire, con tempestività, agli organi decisori – responsabili della Mission e della Vision dell’organizzazione – gli elementi per la pianificazione strategica ed alle funzioni esecutive – responsabili dell’attuazione delle direttive – gli elementi per la pianificazione delle singole attività o imprese. Il censimento delle risorse, siano esse tangibili che intangibili, è un esercizio fondamentale per la “governance” di un’organizzazione.

Lo strumento per implementare questa capacità gestionale è il “Catalogo delle Risorse”, inteso come elenco ordinato ed organizzato in modo sistematico, compilato con i dati più significativi per costituire sia una base di conoscenza che un sistema di “reporting”.

Un Catalogo degli Asset di un’organizzazione è un registro o un sistema strutturato che documenta e tiene traccia di tutti gli asset dell’organizzazione, sia fisici che intangibili. Questo catalogo fornisce una visione completa delle risorse di cui dispone l’organizzazione e ne facilita la gestione, la pianificazione e il monitoraggio.

Un Catalogo degli Asset può essere:

• Registro organizzato: È un registro o un database organizzato in modo sistematico che elenca e categorizza tutti gli asset posseduti dall’organizzazione. Ogni asset è descritto in dettaglio con informazioni rilevanti.
• Elenco completo: Contiene una lista completa di tutti gli asset, compresi beni fisici, risorse finanziarie, proprietà intellettuale, risorse umane, relazioni commerciali e altri elementi di valore.

Il Catalogo delle Risorse (Asset) consente di avere contezza delle capacità esprimibili in relazione ai compiti dell’organizzazione, ad esempio:

• Consistenza e stato delle dotazioni (efficienza)
• Tipologia dei Servizi che è possibile assicurare
• Livelli di prontezza all’impiego ed elementi per la pianificazione delle attività.
• Livelli di impegno delle unità dell’organizzazione

Disporre di un catalogo degli asset è utile per pianificare le risorse finanziare da destinare al mantenimento dei livelli di efficienza e prontezza richiesti ed impostare, quando necessario, l’avvio programmi di adeguamento ed ammodernamento.

Gli elementi costituenti un catalogo sono:

• Schede dati Asset
• Censimento delle risorse
• Piattaforma di gestione del Catalogo
• Procedure di Gestione del Catalogo

Schede dati Asset

Le informazioni relative agli asset devono essere semplici, chiare, utili allo scopo, tempestive ed attendibili. Ai fini della costituzione del Catalogo i dati più significativi, organizzati in apposite schede, riguardano:

• Le capacità ed i servizi assicurati.
• Le condizioni di efficienza e di operatività.
• Gli Indicatori Logistici, Tecnici, Operativi
• Livelli di disponibilità e prontezza all’impiego

Le schede devono essere compilate dalle unità organizzative che:

• hanno la diretta gestione gli asset o che ne sono responsabili per l’esercizio e la manutenzione.
• hanno in dotazione gli asset ed hanno la responsabilità della correttezza e dell’attendibilità dei dati riportati nelle schede.

Gli elementi principali da riportare nelle schede dati sono:

• Dettagli dell’asset: ciascun asset è definito da nome, descrizione, valore monetario, ubicazione (nel caso di beni fisici), stato, data di acquisizione, data di dismissione prevista (se applicabile), e qualsiasi altra informazione pertinente.
• Categorie e classificazioni: necessarie per semplificare la ricerca e la gestione. Ad esempio, si potrebbero avere categorie come “Immobili”, “Risorse Umane”, “Proprietà Intellettuale” e così via.
• Valutazione e valorizzazione: informazioni sulla valutazione finanziaria degli asset, per consentire all’organizzazione di conoscere il valore complessivo delle sue risorse.
• Stato e manutenzione: se si tratta di beni fisici, il catalogo può anche includere informazioni sulla manutenzione programmata, sugli interventi di riparazione e sullo stato attuale di ciascun bene.
• Responsabilità: per ogni tipo di risorsa a catalogo deve sempre essere possibile individuare chi ha responsabilità della custodia e dell’impiego dell’asset.
• Gestione del ciclo di vita: per gli asset che hanno un ciclo di vita ben definito ( ad esempio asset strumentali quali macchine operatrici, attrezzature, mezzi di trasporto, etc..)  il catalogo deve tenere traccia del ciclo di vita degli asset, inclusi quindi l’acquisto, l’utilizzo, l’aggiornamento, la manutenzione e la dismissione.
• Sicurezza e conformità: il catalogo, soprattutto per i beni fisici, deve includere informazioni sulla sicurezza e sulla conformità agli standard regolamentari per gli asset critici.

Il Censimento degli Asset

Per produrre un Catalogo efficiente ed utile allo scopo, occorre avere la visibilità sullo stato reale delle risorse a disposizione.

Tutte le risorse devono essere quindi mappate e classificate ed il loro stato, essendo soggetto a cambiamenti continui, deve essere aggiornato periodicamente, o al verificarsi di particolari condizioni di impiego ovvero dello stato di efficienza o nel caso in cui sopravvengono interventi radicali nella configurazione, tanto da determinare significativi cambiamenti nelle prestazioni o degli indicatori logistici.

I dati grezzi, raccolti attraverso la compilazione delle schede, saranno archiviati, organizzati ed aggiornati per dare una visibilità completa, tempestiva ed attendibile delle risorse disponibili.

Le unità organizzative che hanno in gestione le risorse, dovranno comunicare periodicamente le schede relativi agli asset di responsabilità, ovvero all’occorrenza nel caso di assetti di nuova introduzione nell’organizzazione e per i quali sono in grado di assicurare l’impiego operativo, l’esercizio e la manutenzione.

Dovranno essere comunicati tempestivamente gli aggiornamenti dei dati relativi alle condizioni di impiego ed allo stato di efficienza degli asset qualora siano impegnati in progetti ed imprese ovvero si verificano circostanze (es.: avarie) tali da rendere indisponibile le risorse o si verificano circostanze tali da non poter assicurare sia i livelli di prontezza che i servizi dichiarati.

Piattaforma di gestione del Catalogo e Procedure di Gestione del Catalogo

Un catalogo sarà composto da tante “pagine” quanti sono gli articoli/item e quindi, quanti sono gli asset a disposizione.

Il catalogo degli asset deve assicurare sia velocità di consultazione, nella ricerca delle informazioni, che ordine, nella rappresentazione dei dati. Pertanto oltra alla raccolta di schede, il catalogo avrà anche una rappresentazione in tabelle di sintesi, in cui per ogni riga siano riportati i dati dell’asset  (anche con foto, laddove sia utile ad identificare la risorsa) e poi a seguire gli altri dati indispensabili quali: codici identificativi, descrizioni e caratteristiche, indicatori tecnici e logistici, operativi.

Le immagini degli asset devono avere una coerenza con le caratteristiche funzionali e di impiego e pertanto devono essere, possibilmente, contestualizzate nell’ambito tecnico, logistico ed operativo di riferimento. Ad esempio se una macchina operatrice è aviotrasportabile, è opportuno inserire immagini relative ad operazioni di imbarco, se è idonea ad operare in climi rigidi, allora è utile fornire immagini di un impiego in tale cotesto.

È opportuno che il Catalogo degli Asset abbia sia una versione “fisica” che una versione “digitale”.

La versione fisica (cartacea) sarà redatta periodicamente, al puro fine di comunicare agli stakeholder interessati le capacità esprimibili nel settore.

Per il rilascio della versione fisica del Catalogo, le schede degli Asset dovranno essere tutte comunicate nella versione aggiornata in tempo utile per la pubblicazione della versione aggiornata del catalogo (es.: ogni anno).

Il Catalogo degli Asset nella versione “fisica” dovrà essere pubblicato con una veste grafica che richiami la Mission dell’organizzazione, e come gli asset siano funzionali al conseguimento degli obiettivi dell’organizzazione. Il Catalogo, anche in formato pdf, sarà  rilasciato con cadenze regolari a beneficio di clienti, partner e dipendenti.

Il catalogo digitale interattivo online deve essere disponibile sul Content Management System dell’organizzazione.  Sarà invece uno strumento di gestione orientato  “agli addetti ai lavori”. Permetterà l’inserimento delle informazioni in fase di censimento, il successivo periodico aggiornamento e la condivisione delle informazioni circa le capacità esprimibili nonché le situazioni di efficienza e prontezza.

L’aggiornamento delle informazioni online, soprattutto per quanto riguarda lo stato di impiego ed efficienza deve essere regolare e comunque tempestivo al mutare delle informazioni.

Procedure di Gestione del Catalogo

Il catalogo online avrà ha delle funzioni di base per il caricamento, l’aggiornamento delle Schede dati Asset , nonché la visualizzazione tabellare delle informazioni, lo storico delle attività svolte sugli asset e riguardanti il loro ciclo di vita.

Funzionalità aggiuntive, con l’impiego di filtri, dovrebbero permettere, a chi necessità di elaborare situazioni complesse, invece di ricercare e visualizzare le informazioni per restituire particolari riguardo lo stato di impiego o di efficienza degli asset, la produttività ed il ritorno circa gli investimenti fatti.

Ulteriori modalità di visualizzazione possono essere implementate su richiesta delle articolazioni interne o dei customer per specifiche esigenze di gestione.

Le funzionalità di base del catalogo sono:

• Visualizzazione in formato elenco degli Asset raggruppati per unità organizzativa avente in gestione la risorsa.
• Creazione di una nuova Scheda Asset
• Aggiornamento dei dati di efficienza e di impiego dell’asset
• Aggiornamento/modifica delle caratteristiche tecnico-funzionali
• Caricamento/modifica degli elementi aggiuntivi
• Elencazione degli Asset e visualizzazione singola Schede Asset

Altre visualizzazioni utili possono essere per:

• Asset non impiegabili: per poter valutare l’opportunità di alienare la risorsa e la sostituzione con asset nuovi
• Asset impiegati: per valutare il livello di operatività, efficacia ed efficienza.
• Asset disponibili: per pianificare progetti e nuove imprese per l’organizzazione.

In conclusione

Il Catalogo degli Asset è un componente essenziale del management, poiché aiuta ad ottimizzare l’utilizzo delle risorse, a monitorare il loro valore e a garantire la conformità e la sicurezza, contribuendo così al successo a lungo termine dell’organizzazione.