Nella dinamica delle organizzazioni, la pianificazione è il timone che guida il percorso verso il conseguimento degli obiettivi. Che si tratti di definire obiettivi a lungo termine, di tradurli in azioni operative o di delineare tattiche dettagliate, la pianificazione costituisce il fondamento su cui si costruisce il futuro di qualsiasi entità.

Questo articolo si propone di esplorare il mondo della pianificazione a tre livelli gerarchici distinti: strategico, operativo e tattico. Al centro di questa esplorazione si trova uno strumento fondamentale, la Factor Analysis (FA), che vedremo come sia uno strumento fondamentale nella comprensione dettagliata del contesto in ciascuna fase di pianificazione.

A cosa serve la Pianificazione.

L’attività di pianificazione è comune a tutte le pratiche di management ed è il processo di definizione degli obiettivi e delle modalità più efficaci per conseguirli. È un’attività fondamentale per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni o dal settore in cui essa opera.

La pianificazione consente all’organizzazione di:

• Focalizzare le proprie risorse e gli sforzi sugli obiettivi più “paganti”
• Elaborare un percorso verso il miglioramento ed il successo nei campi in cui opera.
• Ridurre l’incertezza ed i rischi interni ed esterni.
• Migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi e delle risorse.

La pianificazione è un processo non del tutto lineare. È più che altro un processo iterativo continuo, che deve essere aggiornato man mano che l’organizzazione e il suo ambiente cambiano per effetto delle attività intraprese. È importante quindi che la pianificazione sia flessibile e adattabile, in modo da poter essere modificata per rispondere alle nuove esigenze che emergono nel corso delle varie fasi del ciclo di pianificazione.

La Pianificazione a livello Strategico, Operativo e Tattico

A seconda del livello gestionale alla quale è svolta abbiamo un diverso livello di pianificazione.

Pianificazione Strategica: serve a definire gli obiettivi di lungo periodo e di più ampia portata dell’organizzazione, è il livello più alto di pianificazione.

È di competenza dei vertici dell’organizzazione (vertice politico, CEO, Consiglio di Amministrazione, direttore esecutivo, etc..) ed è fondamentale per definire la direzione futura dell’organizzazione, la sua collocazione nell’ambito di riferimento (settore di mercato, politico, sociale, economico) ovvero quale contesto si intende creare affinché gli scopi della nostra organizzazione possano essere più efficacemente conseguiti (rete di relazioni con altri soggetti, dominio del mercato, equilibro geopolitico, assetto societario, sviluppo tecnologico, etc..).

Per fare la PS i vertici devono identificare le opportunità e le minacce dell’ambiente, valutare le risorse e le capacità necessarie per produrre una strategia in termini di End State (definito tramite gli obiettivi strategici), Missione e Visione.

Pianificazione operativa: è il livello intermedio di pianificazione. Si occupa di tradurre gli obiettivi strategici in un insieme di obiettivi operativi, più specifici, e di sviluppare le Linee di Azione per conseguirli (Course of Action). La PO è svolta da team composti da figure manageriali operative, responsabili della gestione quotidiana delle attività e provenienti dai diversi ambiti dell’organizzazione (legale, finanziario, tecnologico, operativo, marketing, logistico, sanitario, etc..).  Il capo di un team per la pianificazione operativa può avere diversi titoli a seconda dell’organizzazione, dell’industria e delle specifiche responsabilità del ruolo. Il ruolo esatto può variare a seconda della struttura organizzativa e delle specifiche esigenze dell’organizzazione, sia essa un’azienda che un ente pubblico.

Il capo del team per la pianificazione operativa lavora in stretta collaborazione con gli altri vertici operativi e le funzioni aziendali per garantire una pianificazione coerente e allineata agli obiettivi complessivi dell’organizzazione.

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Il Capo della Pianificazione Operativa ha la responsabilità di produrre un Piano Operativo che, una volta approvato, diventa la cornice all’interno della quale le componenti dell’organizzazione si muoveranno.

La PO consente quindi di tradurre la STRATEGIA – espressa in termini di End State, Missione e Visione – in un set di obiettivi operativi, di stabilire quali sono le risorse necessarie, le criticità, le minacce ed i rischi che lo scenario può presentare per l’azione dei competitor o per fenomeni ed eventi che possono verificarsi. Sulla base di questi elementi la PO disegna più linee d’azione e definisce il loro sviluppo sequenziale e concorrente, stabilisce i piani di contingenza per avere più alternative.

Una PO ben fatta e continuamente aggiornata, tramite il monitoraggio costante dello sviluppo dei piani, permette di mantenere il controllo sul progetto, in quanto viene continuamente verificata:

• la sostenibilità dell’impresa, in relazione alle risorse disponibili, soprattutto in termini di tempi e costi
• l’accettabilità delle “perdite” economiche, di capacità produttiva, di mercato, etc. a causa dell’azione di competitor o di altri fattori ambientali
• la fattibilità tecnica, legale, operativa, economica
• l’originalità delle soluzioni intraprese rispetto quelle degli altri competitor
• la completezza dello spettro delle soluzioni rispetto gli obiettivi
• l’aderenza dei risultati conseguiti agli obiettivi strategici fissati

Pianificazione tattica: è il livello più basso di pianificazione dal punto di vista dei livelli gestionali. Ad esso corrisponde il maggior livello di dettaglio delle Linee di Azione che si traducono difatti in una sequenza di task da eseguire secondo una precisa sequenza temporale.

La pianificazione tattica è competenza dei manager del livello esecutivo i quali avvalendosi degli specialisti di settore eseguono i compiti affidati nel rispetto dei piani stabiliti. Spetta al capo del team tattico assegnare le risorse più idonee per il singolo task.

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Per la PT è necessaria una conoscenza dettagliata del contesto all’interno del quale le risorse assegnate saranno impiegate, delle risorse disponibili (soprattutto tecnologiche, finanziarie e umane), dei vincoli fisici e temporali all’interno dei quali eseguire i task.

La pianificazione tattica ha un margine limitato per essere adattata, in termini di risorse, tempi, costi, e prodotti e per l’applicazione di piani di contingenza se non sono stati già previsti.

Il reporting tattico prodotto nella fase esecutiva delle attività è fondamentale per adattare la pianificazione tattica in real time o near real time. I risultati conseguiti a livello tattico e gli effetti prodotti, insieme al consumo delle risorse, dovranno essere tempestivamente riportati al livello operativo. In questo modo i manager di livello operativo potranno valutare l’efficacia della campagna, l’effettivo avanzamento lungo le linee d’azione ed eventualmente adattare la pianificazione operativa.

Che cos’è la Factor Analysis?

La Factor Analysis è uno strumento che ci permette di fare l’Analisi del Contesto. Ha lo scopo di fornire una comprensione approfondita delle opportunità, delle minacce e dei vincoli (finanziari, legali, tecnologici, logistici, umani ed operativi) che influenzano l’esecuzione dei piani previsti dalla pianificazione strategica, operativa e tattica.

Questo strumento analitico è essenziale per chi fa pianificazione, consente di valutare in modo completo gli elementi chiave necessari per definire i piani ad ogni livello gestionale.

La FA è importante per identificare i possibili effetti che i fattori, che di seguito vedremo, possono avere sul contesto, sugli stakeholder e sulla nostra organizzazione e come questi interagiscono nella dimensione spazio temporale ed in quella informativa.

Le risultanze della FA in termini di deduzioni e conclusioni sono fondamentali per stabilire i confini del “regno del possibile” all’interno del quale le soluzioni possono essere sviluppate ed al difuori del quale le soluzioni sono non praticabili.

Essa è comune a tutti e tre i livelli di pianificazione ma l’ampiezza, la profondità ed il livello di dettaglio degli elementi analizzati cambiano passando dal livello strategico al livello tattico.

Fattori di analisi per la Pianificazione Strategica

Nell’ambito della pianificazione strategica, l’analisi del contesto coinvolge diversi elementi chiave. Ecco alcuni degli elementi cruciali da considerare durante l’analisi del contesto nella pianificazione strategica:

• Opportunità e Minacce (SWOT): Identificare le opportunità che l’organizzazione può sfruttare e le minacce che potrebbero influenzare negativamente il raggiungimento degli obiettivi strategici. Questo può includere fattori di mercato, cambiamenti tecnologici, concorrenza, regolamentazioni, ecc.
• Analisi PESTEL dei fattori Politici, Economici, Sociali, Tecnologici, Ambientali e Legali che possono influenzare l’ambito e l’organizzazione. Questa analisi fornisce una panoramica completa degli elementi esterni che possono avere impatti significativi sulla strategia.
• Analisi delle Risorse: Valutare le risorse interne dell’organizzazione, compresi i capitali finanziari, umani, tecnologici e fisici. Comprendere le risorse disponibili aiuta a determinare la fattibilità di determinate strategie.
• Analisi del Settore e della Concorrenza: Comprendere il contesto competitivo, identificare i principali attori del settore, le dinamiche di mercato e le strategie della concorrenza. Questo è cruciale per posizionare l’organizzazione in modo efficace nel mercato.
• Analisi delle Tendenze di Mercato: Esaminare le tendenze emergenti nel settore, i comportamenti dei consumatori e dei competitor, i cambiamenti tecnologici e le nuove opportunità di mercato. Questa analisi aiuta a preparare l’organizzazione per adattarsi alle dinamiche in evoluzione.
• Analisi delle Capacità Organizzative: Valutare le competenze e le capacità distintive dell’organizzazione che possono essere sfruttate per ottenere vantaggi competitivi. Comprendere cosa l’organizzazione fa bene è fondamentale per la definizione di strategie vincenti.
• Analisi delle Parti Interessate (Stakeholder): Identificare e valutare le esigenze, aspettative e influenze delle parti interessate chiave, come clienti, dipendenti, azionisti, governi, ecc. Comprendere le dinamiche delle parti interessate è essenziale per una pianificazione strategica efficace.
• Valutazione delle Tendenze Tecnologiche: Esaminare le innovazioni tecnologiche e valutare come possono influenzare il settore e l’organizzazione stessa. Questa analisi è cruciale per rimanere all’avanguardia nell’ambiente competitivo.
• Analisi delle Informazioni e dell’Intelligence: Raccogliere e analizzare informazioni critiche per il processo decisionale strategico. Questo può includere dati di mercato, informazioni sulla concorrenza, feedback dei clienti e altro ancora.

Fattori di Analisi per la Pianificazione Operativa

L’analisi approfondita di questi elementi fornisce una base solida per la definizione di strategie chiare e mirate nella pianificazione operativa. L’analisi del contesto a livello di pianificazione operativa è volta a valutare i fattori specifici che influenzeranno l’implementazione delle Linee di Azione ed il raggiungimento degli Obiettivi Operativi.

Questa analisi è più dettagliata rispetto a quella fatta a livello di pianificazione strategica e si concentra sull’esecuzione pratica delle strategie delineate a livello più alto. Di seguito sono indicati alcuni elementi chiave dell’analisi del contesto nella pianificazione operativa:

• Risorse Disponibili: Valutare le risorse operative necessarie, tra cui personale, attrezzature, tecnologie e finanziamenti. L’analisi dovrebbe determinare se le risorse sono sufficienti per attuare le azioni pianificate e identificare eventuali lacune.
• Vincoli Temporali: Considerare le restrizioni legate al tempo, come scadenze specifiche, tempi di produzione o cicli operativi. Questi vincoli influenzeranno la pianificazione e l’esecuzione delle attività operative.
• Fattibilità Tecnica e Operativa: Valutare la fattibilità tecnica delle azioni pianificate, inclusa la compatibilità con l’infrastruttura esistente e la disponibilità delle competenze necessarie. Inoltre, considerare la fattibilità operativa, garantendo che le azioni siano attuabili nella pratica.
• Analisi delle Capacità di Produzione: Se l’organizzazione è coinvolta nella produzione di beni o servizi, è importante valutare la capacità produttiva per garantire che sia allineata con le richieste del mercato e gli obiettivi operativi.
• Analisi del Flusso di Lavoro: Esaminare i processi operativi esistenti e identificare aree in cui è possibile ottimizzarne l’efficienza. Questa analisi contribuirà a garantire che il flusso di lavoro sia ben strutturato e che sia funzionale al raggiungimento degli obiettivi operativi.
• Valutazione dei Rischi Operativi: Identificare i potenziali rischi operativi che potrebbero influenzare negativamente l’esecuzione delle attività pianificate. Questo può includere interruzioni della catena di approvvigionamento, problemi tecnici o altri ostacoli operativi.
• Analisi delle Competenze del Personale: Valutare le competenze e le conoscenze del personale coinvolto nell’implementazione delle azioni operative. Questo può richiedere formazione o l’assegnazione di ruoli specifici per garantire che il personale sia preparato.
• Sincronizzazione delle Attività: Coordinare e sincronizzare le attività operative per garantire che siano eseguite in modo sequenziale e che ciascuna contribuisca al raggiungimento degli obiettivi operativi.
• Monitoraggio delle Performance: Implementare sistemi di monitoraggio delle performance per valutare l’avanzamento delle attività operative e apportare eventuali correzioni o aggiustamenti in tempo reale.
• Piani di Contingenza: Prevedere piani di contingenza per affrontare eventuali imprevisti o cambiamenti nelle condizioni operative. Ciò contribuirà a garantire la flessibilità e la capacità di adattamento del piano operativo.

L’analisi del contesto a livello operativo è fondamentale per garantire che le azioni pianificate siano eseguite in modo efficace e che si ottengano i risultati desiderati nell’ambito della pianificazione complessiva.

Analisi dei Fattori a livello di Pianificazione Tattica

A livello di pianificazione tattica, l’analisi del contesto svolge un ruolo fondamentale nel fornire una comprensione dettagliata dell’ambiente operativo in cui verranno eseguiti i task e delle risorse disponibili per la loro esecuzione. Questa analisi contribuisce a informare le decisioni tattiche e a guidare l’implementazione delle azioni pianificate. Di seguito sono indicati alcuni dei principali aspetti in cui l’analisi del contesto è essenziale nella pianificazione tattica:

• Aspetti Tattici del Contesto Operativo: L’analisi del contesto tattico si concentra su dettagli operativi specifici. Ciò include la valutazione delle condizioni ambientali, delle risorse immediate e dei vincoli che possono influire sulla pianificazione a breve termine.
• Dettagli sulle Risorse: A livello tattico, è cruciale valutare le risorse immediate disponibili, tra cui personale, attrezzature, materiali e finanziamenti. Questa analisi aiuta a determinare la capacità operativa e la disponibilità delle risorse per eseguire azioni specifiche.
• Analisi del Territorio e delle Infrastrutture: Se le operazioni coinvolgono un’area geografica specifica, l’analisi del territorio è fondamentale. Valutare la topografia, le infrastrutture e le vie di comunicazione contribuisce a pianificare gli spostamenti e le operazioni tattiche in modo efficace.
• Dinamiche Competitive Locali: A livello tattico, è importante comprendere le dinamiche competitive locali, inclusi gli altri attori operanti nella stessa area. Questa analisi può influenzare le decisioni relative a tattiche di marketing, distribuzione, posizionamento sul mercato e altro ancora.
• Pianificazione delle Operazioni Specifiche: L’analisi del contesto tattico contribuisce a sviluppare piani dettagliati per operazioni specifiche. Questi piani includono aspetti come la sequenza delle attività, l’allocazione delle risorse e la gestione degli eventi contingenti.
• Valutazione dei Rischi Tattici: Identificare e valutare i rischi specifici associati alle attività tattiche pianificate. Questo può comprendere rischi legati alle condizioni locali, alle reazioni della concorrenza o a potenziali ostacoli operativi.
• Adattamento alle Condizioni Immediate: L’analisi del contesto tattico consente di adattare le pianificazioni alle condizioni immediate. Questa flessibilità è cruciale per affrontare situazioni mutevoli e impreviste durante l’implementazione delle tattiche.
• Coordinazione delle Attività di Squadra: Se coinvolge squadre o reparti specifici, l’analisi del contesto tattico aiuta a coordinare le attività di squadra, garantendo che ciascun elemento svolga un ruolo sinergico nell’ambito degli obiettivi tattici.

In sintesi, l’analisi del contesto a livello tattico si concentra su dettagli specifici che sono essenziali per l’implementazione con successo delle tattiche pianificate. Aiuta a rendere operative le decisioni strategiche fornendo una panoramica chiara delle condizioni e delle risorse immediate.

Come si fa la Factor Analysis?

Il processo di Factor Analysis (FA) resta sostanzialmente invariato nei suoi passi principali quando si passa dal livello strategico a quello operativo, fino a quello tattico e comprende diverse fasi. Ecco una panoramica delle fasi principali:

• Formulazione dell’Obiettivo:
  • Descrizione dell’Obiettivo: Definizione chiara dell’obiettivo o della domanda di ricerca che si intende affrontare con l’analisi dei fattori.
• Raccolta dei Dati:
  • Stabilire i fattori chiave da considerare nel prosieguo della pianificazione ed Elencare i fattori chiave nel documento di sviluppo del piano.
  • Identificare le fonti
  • Selezione delle Variabili rilevanti per l’analisi. Queste variabili devono essere correlate in modo significativo tra loro.
  • Raccolta dei Dati: Raccolta dei dati relativi alle variabili identificate, che possono provenire da indagini, studi o altre fonti.
  • Valutazione quantitativa e qualitativa dei Dati: test e verifica della qualità e della struttura dei dati raccolti attraverso confronti anche statistici.
• Analisi dei Fattori e Interpretazione dei Risultati:
  • Scelta del Modello ed Esecuzione dell’Analisi: Selezione il tipo di Factor Analysis da utilizzare ed applicazione del modello scelto ai dati raccolti per identificare i fattori sottostanti.
  • Rotazione dei Fattori: la rotazione dei fattori è un passo importante per interpretare meglio i risultati dell’analisi. Definire un criterio di rotazione dei fattori e ripetere l’analisi e verificare la costanza e la coerenza dei risultati delle nuove analisi rispetto i casi precedenti.
• • Assegnazione di Nomi: I fattori estratti devono essere interpretati e assegnati a nomi significativi in base alle caratteristiche delle variabili coinvolte.
  • Analisi delle Caratteristiche dei Fattori: Valutazione delle caratteristiche dei fattori, come la forza delle cariche fattoriali e la varianza spiegata.
• Validazione, Verifica e Deduzione:
  • Analisi delle Correlazioni tra i fattori per assicurarsi che il modello fornisca una rappresentazione accurata della realtà del contesto.
  • Confronto dei risultati ottenuti con altre analisi e ricerche precedenti o sviluppate da un altro team di pianificazione per confermare la validità dei fattori identificati.
  • Sintesi dei Risultati: Riassunto e interpretazione finale dei risultati, evidenziando l’importanza pratica dei fattori identificati per l’obiettivo specifico dell’analisi.
  • Deduzione: rispondere alla domanda QUINDI? Partendo dai dati/fatti, sviluppare delle deduzioni e formulare delle conclusioni. Ciascuna conclusione deve essere identificata come appartenente ad una delle categorie identificate:
    • Azioni
    • Capacità
    • Limitazioni
    • Rischi
    • Requisiti
    • Requisito Informativo
    • Critico
    • Decision Point
    • Precondizione per il conseguimento di un obiettivo
    • Vulnerabilità
  • Conclusione: rispondere alla domanda quindi allora cosa facciamo e cosa dovrebbe essere fatto? In altri termini definire gli output del processo.
• Rapporto e Comunicazione:
  • Produzione di Report: Creazione di un rapporto formale che documenti l’intero processo, i metodi utilizzati e i risultati ottenuti.
  • Comunicazione dei Risultati: Presentazione dei risultati in modo chiaro e comprensibile per il pubblico target.

In conclusione

Abbiamo visto l’importanza della pianificazione a diversi livelli gestionali ed abbiamo introdotto la Factor Analysis come uno strumento cruciale per comprendere il contesto in ciascuna fase del processo decisionale.

La Factor Analysis in particolare emerge come un mezzo potente per analizzare approfonditamente gli elementi chiave che influenzano l’esecuzione dei piani, garantendo una visione completa delle opportunità, delle minacce e delle risorse disponibili. Attraverso una chiara formulazione dell’obiettivo, raccolta dei dati, analisi dei fattori e interpretazione dei risultati, la Factor Analysis si è rivelata uno strumento versatile applicabile a tutte le fasi della pianificazione.