Chi redige il Project Charter

Per la redazione del Project Charter viene di solito incaricato il Project Manager designato, cioè colui che a progetto approvato ne assumerà la responsabilità della gestione. Ma può essere redatto anche da un membro chiave del team di progetto o da una persona designata all’interno dell’organizzazione. In tal caso, questa persona può anche essere il responsabile di un dipartimento o un’altra figura opportunamente autorizzata all’interno dell’organizzazione.

E’ opportuno sottolineare che il Project Charter essendo un documento formale e che quindi vincola le parti, deve essere redatto con attenzione e precisione.

Responsabilità di chi lo redige

Chi redige il Project Charter deve:

1. Raccogliere le informazioni necessarie per definire chiaramente lo scopo del progetto, gli obiettivi, i vincoli, le risorse disponibili e altri dettagli importanti.
2. Consultare gli stakeholder e coinvolgerli nel definire gli elementi chiave del progetto, che saranno inseriti nel Project Charter, e serviranno da garanzia per le loro aspettative.
3. Redigere il documento assicurando che tutti gli elementi chiave siano inclusi in modo chiaro e conciso.
4. Revisionare e far approvare il documento da persone autorizzate, come il sponsor del progetto o i dirigenti di alto livello. Una volta ottenuta l’approvazione, il Project Charter diventa ufficiale.
5. Distribuire il documento a tutti gli stakeholder rilevanti in modo che possano essere informati sui dettagli del progetto.
6. Aggiornare il Project Charter durante il corso del progetto, per registrare cambiamenti nei vincoli o negli obiettivi. In genere è il redattore ad essere responsabile di gestire gli aggiornamenti.

È importante notare che il Project Charter è un documento formale e ufficiale, quindi deve essere redatto con attenzione e precisione. Una volta approvato, serve da base per la gestione del progetto e viene utilizzato per valutare il successo del progetto alla luce degli obiettivi stabiliti.

Contenuti del Project Charter

I principali elementi del Project Charter sono:

1. Scopo del progetto: Il charter descrive in modo chiaro e conciso lo scopo del progetto. Questo dovrebbe rispondere alla domanda “Perché stiamo facendo questo progetto?”.
2. Obiettivi del progetto: Specifica gli obiettivi chiave che il progetto mira a raggiungere. Gli obiettivi dovrebbero essere misurabili e allineati con gli obiettivi strategici dell’organizzazione.
3. Vincoli e limitazioni: Identifica le restrizioni, i vincoli e le risorse disponibili per il progetto, come budget, tempo, risorse umane e tecnologiche.
4. Stakeholder chiave: Elenca i principali soggetti interessati al progetto, inclusi sponsor, team di progetto, utenti finali e altre parti interessate. Questo aiuta a definire le responsabilità e le aspettative di ciascun stakeholder.
5. Struttura organizzativa del progetto: Specifica chi è responsabile di cosa all’interno del progetto. Questo può includere la nomina del project manager e dei membri del team, nonché la gerarchia decisionale.
6. Cronoprogramma preliminare: Fornisce una stima iniziale dei tempi e delle fasi chiave del progetto. Questo non è ancora un piano dettagliato ma fornisce una visione generale dei tempi previsti.
7. Budget preliminare: Indica una stima iniziale delle risorse finanziarie necessarie per il progetto.
8. Approvazione: Il Project Charter deve essere autorizzato da una persona o un gruppo con l’autorità per farlo, spesso il sponsor del progetto o un dirigente di alto livello.

Il Project Charter svolge il ruolo di un contratto formale che impegna l’organizzazione a sostenere il progetto e fornisce una guida iniziale per il suo sviluppo. Serve anche come punto di riferimento durante la gestione del progetto, aiutando a mantenere il focus sugli obiettivi e le direzioni stabilite inizialmente.