Per i Project Manager che stanno sviluppando un Piano di Progetto questo post fornisce una panoramica degli elementi essenziali da includere in un Piano di Progetto. Vedremo gli elementi fondamentali che compongono questo documento, che è fondamentale per fornire basi solide per il successo complessivo di un progetto. Dal contesto iniziale all’organizzazione di progetto, dalla definizione chiara degli obiettivi ai rischi e alle contromisure, esamineremo ciò che rende il Piano di Progetto un faro guida per i Project Manager, il Comitato di Progetto e gli Stakeholder; un documento di riferimento per valutare l’andamento nel corso del ciclo di vita del progetto. Naturalmente si richiama al Project Chart (o Mandato di Progetto) da quale riprende gli elementi essenziali, che qui vengono sviluppati in dettaglio.

Vediamo quali sono gli elementi del PdP

• Contesto: già descritto nel MdP, fornisce le informazioni relative al contesto in cui si articola il Progetto. Il punto di partenza, la situazione dalla quale si parte e che ha reso necessario il progetto.
• Definizione del Progetto: tutti elementi già presenti nel MdP ma che qui vengono sviluppati in maggior dettaglio.
  • Obiettivi: quali sono gli obiettivi che si intende conseguire con il completamento del progetto (l’obiettivo che sia SMART – Specifico, Misurabile, Arrivabile, Remunerativo, Temporizzato)
  • Ambito: specificare cosa ricade nel progetto e cosa no. Se qualche elemento è affine al progetto ma non è incluso nel progetto deve essere specificato.
  • Presupposti: quali sono gli aspetti che devono essere soddisfatti prima dell’avvio del progetto e sui quali il progetto fa affidamento per il suo successo.
  • Vincoli: quali sono gli aspetti restrittivi in termini temporali, finanziari, tecnologici, normativi, sociali e politici esistenti, compresi eventuali documenti di riferimento cui attenersi
  • Budget: quale è il budget assegnato al progetto, suddiviso per personale, lavoro, materiale o attrezzature
• Organizzazione di Progetto: indicare tutti i componenti del comitato di progetto e la loro funzione.
• Benefici attesi/costi: descrivere i benefici che si stimi derivino dal completamento del Progetto, valutando l’impatto dei costi e le eventuali conseguenze della “do-nothing option” (ossia non fare nulla). Il rapporto benefici attesi/costi è valutato nel corso dell’intero ciclo di vita del progetto. Ricordiamo che siamo stato autorizzati perché il rapporto Costo/Benefici valutato inizialmente era favorevole. Ciò non significa che se le cose si mettono male sotto questo punto di vista dobbiamo mentire alla committenza ed al Comitato di Progetto, ma sicuramente occorre rivalutare il progetto, in una sua fase o per intero.
• Criteri di Accettazione: indicare la metrica con la quale sarà misurato il grado di raggiungimento degli obiettivi di progetto ed i criteri in base ai quali il Committente valuterà il prodotto finale per l’accettazione conclusiva (es.: prestazioni, caratteristiche fisiche o tecniche, la dotazione, la composizione, date, costi di esercizio, caratteristiche e fruibilità di un servizio, il livello di soddisfazione dell’utenza rilevato con uno specifico audit.
• Approccio al Progetto: specificare come si intende perseguire l’obiettivo del Progetto e la provenienza delle risorse di progetto (in insourcing, in outsourcing, consulenza esterna)
• Product Breakdown Structure (PBS – Struttura di suddivisione del Prodotto): elenco dei prodotti e dei sottoprodotti di progetto
• Descrizione dei Prodotti e Piano di Qualità del Progetto: accompagna la PBS ed è una scheda tecnica descrittiva dei singoli prodotti e dei rispettivi criteri di accettazione.
• Diagramma di flusso del Prodotto: sequenza logico-temporale con la quale si prevede il rilascio dei prodotti e sottoprodotti nel corso del ciclo di vita del progetto.
• Piano di Qualità del Progetto: è in funzione dell’Approccio al Progetto stabilito, viene da concordato con il Committente o il Rappresentante dell’Utente finale. Per ciascun prodotto sono stabiliti i criteri (misurabili) in base ai quali il Committente/Rappresentante dell’Utente finale effettua le Verifiche di Conformità ovvero le operazioni di collaudo. Contiene eventuali standard di riferimento e le modalità e le responsabilità delle verifiche di qualità/audit che saranno effettuati nel corso del Progetto.
• Work Breakdown Structure (WBS – Struttura di suddivisione delle attività): attività e sotto attività del progetto scomposte secondo una struttura logico- funzionale. Per ciascuna attività deve essere individuato almeno: INIZIO, FINE, DURATA, RESPONSABILE ATTIVITA’, ATTIVITA’ CORRELATE, PREDECESSORE, COSTI, ect..
• Schedulazione delle Attività del Progetto: sequenza temporale, tramite un diagramma di Gantt, che evidenzi la successione delle attività svolte in modo sequenziale e concorrente nel corso del ciclo di vita del progetto.
• Tolleranze: sono i margini all’interno dei quali il progetto deve evolvere nei suoi elementi fondamentali e cioè tempi, costi e qualità. Generalmente sono espressi in termini percentuali e quando in fase di esecuzione del progetto ci si avvicina ai limiti delle tolleranze e sono superati, occorre scalare al Comitato di Progetto una situazione di criticità ed attuare i piani di contingenza previsti.
• Stakeholders: elenco di tutte le parti coinvolte direttamente ed indirettamente nel progetto.
• Piano della Comunicazione: affinché il flusso della comunicazione nel progetto sia ordinato ed efficace è bene sia definito in anticipo quali sono i canali di comunicazione (es. mail, lettera, VTC, telefono), chi dovrà comunicare e cosa dovrà comunicare secondo quali formati.  Restando ferma l’osservanza delle norme in materia di riservatezza dei dati e delle norme tecniche di sicurezza informatica.
• Cost Breakdown Structure (CBS – Struttura di suddivisione dei Costi): ripartizione dei costi fra i prodotti principali di progetto. E’ realizzata a partire dalla PBS, con la differenza che per ogni prodotto vengono specificati i relativi costi, previsti ed a consuntivo.
• Rischi di Progetto: identificare ed elencare i rischi di Progetto, indicando chi e quando lo ha individuato, chi è responsabile del monitoraggio del rischio (“proprietario”), la categoria di rischio (finanziario, organizzativo, tecnico, procedurale, etc..), una valutazione di impatto, la probabilità e la prossimità temporale del rischio, e le contromisure adottate per prevenire il rischio ovvero le azioni di mitigazione o i piani di contingenza qualora non sia stato possibile prevenirlo.
• Questioni di Progetto: identificare ed elencare le questioni sorte durante il ciclo di vita del Progetto (richieste di cambiamento, fuori specifica, questioni generali), evidenziando chi e quando lo abbiano individuato, una categorizzazione, una breve descrizione ed una valutazione della priorità della questione.
• Lezioni Identificate: tutto quanto emerso nel corso del ciclo di vita del progetto deve essere accuratamente documentato soprattutto se può rivestire importanza per progetti futuri e può alimentare la base di conoscenza dell’organizzazione. Un registro delle lezioni identificate riporta tutti gli elementi pi significativi emersi organizzato per categoria (tecnico, procedurale, operativo, amministrativo, finanziario, comunicazione, etc.)

Struttura e sviluppo del documento

La struttura tipica per un Piano di Progetto prevede un corpo centrale snello con gli elementi fondamentali, accompagnato da tanti annessi quanti sono i piani ed i diagrammi.

Questa struttura ha diversi vantaggi, tra cui:

• Facilità di consultazione: il corpo centrale è breve e conciso, quindi è facile da consultare per trovare le informazioni necessarie.
• Flessibilità: gli annessi possono essere facilmente aggiornati o sostituiti senza dover modificare il corpo centrale.
• Trasparenza: la separazione tra corpo centrale e annessi rende il Piano di Progetto più chiaro e comprensibile per tutti i soggetti interessati.

Il corpo centrale del Piano di Progetto potrebbe includere i seguenti elementi:

• Informazioni generali: contesto, definizione del progetto, obiettivi, ambito, presupposti e vincoli, budget, organizzazione di progetto
• Gestione dei rischi: rischi, contromisure, questioni, lezioni apprese

Gli annessi potrebbero invece includere i seguenti elementi:

• Pianificazione del lavoro: WBS, schedulazione delle attività, tolleranze, stakeholder, piano di comunicazione
• Documenti tecnici: specifiche tecniche, requisiti, manuali d’uso, ecc.
• Prodotti del progetto: prototipi, moduli, ecc.

In questo modo, il corpo centrale del Piano di Progetto fornirebbe una panoramica generale del progetto, mentre gli annessi conterrebbero informazioni più dettagliate e specifiche.

La struttura proposta è efficace e flessibile, e può essere utilizzata per la maggior parte dei progetti. È importante, tuttavia, adattare la struttura alle specifiche esigenze del progetto e degli stakeholder coinvolti.

Importanza del Piano di Progetto

Il Piano di Progetto è un documento fondamentale per la gestione di un progetto. Esso fornisce una panoramica completa del progetto, definendone gli obiettivi, l’ambito, le risorse, il budget, il programma, i rischi e le contromisure, e le modalità di comunicazione e gestione delle parti interessate.

Un Piano di Progetto ben sviluppato consente al Project Manager e al Comitato di Progetto di:

• Comprendere a fondo il progetto e le sue caratteristiche.
• Definire gli obiettivi e le attività del progetto in modo chiaro e conciso.
• Stimare le risorse e il budget necessari per il completamento del progetto.
• Identificare e gestire i rischi di progetto.
• Comunicare efficacemente con le parti interessate.

In qualità di Project Manager, ricordate che:

• Mantenere la coerenza con il Mandato di Progetto (MdP) dimostra la determinazione a garantire l’allineamento e la continuità tra le fasi del progetto.
• Quando si affrontano i benefici attesi, i costi ed i rischi è importante essere trasparenti e realisti. Fate parlare i fatti e i dati.
• Rivalutare il progetto in caso di cambiamenti significativi nelle valutazioni iniziali non è un segno di debolezza, ma è un forte richiamo all’etica professionale, da parte di tutti.
• Identificare e affrontare i rischi e le questioni di progetto, insieme alle lezioni apprese, dimostra una prospettiva orientata al miglioramento continuo e alla gestione proattiva delle sfide.

In conclusione, l’importanza del Piano di Progetto risiede nella sua capacità di fornire una visione dettagliata e organizzata del progetto, facilitando la gestione e garantendo il conseguimento degli obiettivi prefissati. Un Piano di Progetto ben strutturato è quindi un elemento cruciale per il successo complessivo di qualsiasi iniziativa.