Se siete dei Top Manager siete seduti su una montagna di problemi, ma la loro vastità sfugge alla vostra consapevolezza. Uno sguardo verso il basso non basta a rivelare la complessità di queste difficoltà; è necessario uno sguardo più profondo.

La portata dei problemi

Secondo uno studio condotto da Sidney Yoshida nel 1989, solo il 4% dei problemi di un’organizzazione è noto ai vertici. La leadership di alto livello ha una comprensione limitata delle vere sfide organizzative. Un modesto 9% è percepito dai dirigenti di livello intermedio, figure chiave che, tuttavia, non sono completamente consapevoli della portata dei problemi.

Il resto della realtà organizzativa vive e respira attraverso il processo articolato di affrontare e risolvere problemi quotidianamente. I supervisori, più vicini alla base, percepiscono il 74% delle sfide operative. Tuttavia, è chi si trova al livello esecutivo, sulla linea del fronte, a essere immerso completamente nell’oceano delle difficoltà. Questi individui, in prima fila, vedono e comprendono il 100% dei problemi, essendo direttamente coinvolti nelle attività quotidiane e nelle sfide operative. È bene sapere, come un richiamo alla consapevolezza, che chi è più vicino all’azione ha una visione più completa delle complessità.

La necessità di una cultura della fiducia e della partecipazione

Per affrontare e risolvere i problemi è essenziale creare un ambiente basato sulla fiducia e sulla partecipazione. Senza questa premessa, i problemi difficilmente raggiungeranno i vertici dirigenti, poiché la diffidenza verso le modalità di gestione e le conseguenze personali e collettive costituisce un ostacolo.

Quando si è consapevoli dei problemi e si ha la volontà di risolverli, è necessario adottare un metodo strutturato. L’azione non avviene per istinto, ma seguendo un preciso approccio metodologico.

L’importanza di un approccio strutturato

Esistono diverse metodologie per gestire i problemi, come PDCA, DMAIC, A3 e 8D, ed è importante selezionare quella più adatta alle esigenze specifiche dell’organizzazione. Tuttavia, indipendentemente dalla scelta, è bene sapere che il processo di gestione dei problemi è ciclico e si basa su elementi fondamentali, vediamo quali:

• Individuare e definire il problema: percepire e comprendere il problema, analizzarlo, scomponendolo nelle sue parti (tecniche, economiche, umane, procedurali, etc..) identificare cause e conseguenze sulla struttura organizzativa, sui processi o sui prodotti.
• Stabilire contromisure e definire un piano di implementazione: identificare azioni di mitigazione, assegnare responsabilità per la loro adozione, pianificare il tempo di esecuzione, definire azioni correlate, stabilire obiettivi e indicatori di misurazione.
• Eseguire il piano: implementare azioni pianificate, seguendo il piano stabilito.
• Verifica dei risultati ed adozione dei correttivi standard: misurare indicatori e risultati, valutare l’efficacia delle azioni intraprese, identificare best practices, documentare la risoluzione e redigere procedure operative standard per prevenire il ripresentarsi del problema. Comunicare e condividere con gli stakeholders.

Questo approccio metodologico può essere applicato in qualsiasi contesto, fornendo una struttura solida e organizzata per la gestione efficace dei problemi, contribuendo così a creare un ambiente in cui la consapevolezza, la collaborazione e la soluzione dei problemi sono parte integrante della cultura aziendale.

In conclusione, navigare nel mare di problemi che un organizzazione deve affrontare quotidianamente richiede uno sguardo profondo e consapevole. La fiducia e la partecipazione devono essere al centro, poiché solo in un ambiente di fiducia i problemi raggiungeranno i vertici per una gestione efficace. Un approccio metodologico strutturato, adattato alle esigenze specifiche, guida l’azione. La vicinanza al fronte, soprattutto a livello esecutivo, offre una visione completa. In definitiva, la gestione dei problemi non è solo un obiettivo, ma un percorso che, guidato saggiamente, porta a un’organizzazione resilientemente orientata alla soluzione.