La Fase di Avvio ed Approvazione del progetto si è conclusa. La proposta del progetto è stata accettata, il Project Charter è stato firmato, e ora è il momento cruciale della pianificazione. Questa fase è fondamentale per il successo complessivo del progetto, determinando lo sviluppo futuro e la qualità complessiva. Esploriamo gli elementi chiave e i prodotti principali di questa fase essenziale.

Elementi chiave

L’obiettivo finale del progetto è produrre un risultato concordato con il committente, utilizzando le risorse fornite dall’organizzazione, rispettando vincoli di tempo, budget e qualità.

Per raggiungere questo obiettivo, la pianificazione deve affrontare i seguenti elementi chiave:

• Obiettivo del progetto: definire chiaramente cosa si intende ottenere con il progetto.
• Scopo del progetto: definire il motivo per cui il progetto è necessario.
• Risorse: identificare le risorse necessarie per il progetto, sia in termini di persone, materiali, attrezzature e budget.
• Tempi: definire le scadenze per il completamento delle attività del progetto.
• Qualità: definire i requisiti di qualità per il prodotto o servizio del progetto.

Processi di pianificazione

I processi di pianificazione coinvolgono lo sviluppo di piani, inclusi:

• Piano di progetto: un documento guida che collega tutti i processi, raccogliendo i prodotti della pianificazione per la fase successiva di esecuzione del progetto.
• Cronoprogramma delle attività: un documento che identifica e stima le attività, sequenzialità, interdipendenze e risorse necessarie.
• Piano dei costi: un documento che stima i costi del progetto correlati al personale, consulenze, materiali ed altro, definendo un profilo finanziario complessivo.
• Piano della qualità: un documento che definisce i requisiti di qualità per il prodotto o servizio del progetto.
• Gestione dei requisiti: un processo che definisce accuratamente i requisiti per delineare l’ambito del progetto, con mappatura e meccanismi di approvazione.
• Piano della comunicazione: un documento che stabilisce chi comunica cosa, quando e perché per mantenere allineati tutti i soggetti coinvolti nel progetto.
• Piano dei rischi: un documento che identifica e valuta i rischi, stabilendo responsabilità per il monitoraggio e azioni di mitigazione.
• Piano degli approvvigionamenti: un documento che struttura la gestione delle forniture, contratti e subcontraenti in progetti che coinvolgono prodotti e servizi.
• Piano degli stakeholder: un documento che mappa tutti gli stakeholder e la loro influenza sul progetto.

La pianificazione è un processo complesso e articolato, ma è fondamentale per il successo di un progetto. I processi di pianificazione devono essere eseguiti in modo concorrenziale, non sequenziale, poiché sono interdipendenti. Il Piano di Progetto collega tutti i piani, guidando il progetto attraverso le fasi successive e mantenendo allineati tempi, costi e qualità.

Take away

Ecco alcuni consigli per una pianificazione efficace:

• Inizia presto: la pianificazione deve iniziare il prima possibile, in modo da avere il tempo necessario per raccogliere tutte le informazioni necessarie e sviluppare un piano completo.
• Coinvolgi tutti i soggetti interessati: la pianificazione deve coinvolgere tutti i soggetti interessati al progetto, in modo da garantire che il piano soddisfi le esigenze di tutti.
• Sii flessibile: la pianificazione è un processo dinamico, che deve essere adattato alle esigenze del progetto man mano che si evolve.

Seguendo questi consigli, puoi aumentare le tue possibilità di successo nella pianificazione di un progetto.