Tutto ciò che riguarda un Centro per la Condivisione dei Servizi (Shared Service Center) attiene principalmente agli obiettivi di ottimizzazione dei processi e delle risorse riguardanti l’area tecnico-amministrativa dell’organizzazione. Ne consegue che vi sono aree funzionali ed attività aziendali candidate, più di altre, ad essere integrate in uno SSC. Vediamo quali sono.

In genere la prima area funzionale a cui si pensa da integrare in uno Shared Services Center è quella di Amministrazione e Finanza. Questo perché raggruppate in un unico centro ne consente un maggiore controllo e una maggiore efficienza nella gestione. Oltre a ciò, l’integrazione di queste attività in uno Shared Services Center permette anche di ridurre i costi operativi.

Sebbene questo sia il tipico punto di partenza, vi è un orientamento sempre più marcato verso il trasferimento nello Shared Services Center anche di altre aree, quali le Risorse Umane, la gestione della catena di approvvigionamenti (Supply Chain) e la gestione dei servizi ICT (Information & Communication Technology). Questa tendenza nasce dalla volontà di sfruttare appieno i vantaggi di centralizzazione e standardizzazione offerti da un Shared Services Center, estendendo l’approccio collaborativo a una vasta gamma di funzioni aziendali.

L’inclusione delle Risorse Umane permette di gestire in modo più efficiente i processi legati al reclutamento, all’assunzione, alla formazione e allo sviluppo del personale. Grazie alla centralizzazione di queste attività in uno Shared Services Center, le aziende possono beneficiare di una maggiore coerenza nelle politiche e nei processi HR, garantendo al contempo un supporto costante a tutte le unità aziendali.

Analogamente, l’integrazione della gestione della catena di approvvigionamenti (Supply Chain) in uno Shared Services Center consente di ottimizzare la pianificazione e l’approvvigionamento dei materiali, riducendo i costi logistici e ottimizzando i tempi di consegna. Grazie alla condivisione di informazioni e competenze a livello centralizzato, è possibile migliorare la visibilità e la collaborazione lungo l’intera catena di approvvigionamenti, favorendo una maggiore efficienza e una riduzione dei rischi operativi.

Infine, la gestione dei servizi ICT (Information & Communication Technology) all’interno di uno Shared Services Center offre numerosi benefici, tra cui la riduzione dei costi per l’acquisto di attrezzature e software, la standardizzazione delle infrastrutture e dei processi tecnologici, nonché una maggiore flessibilità nell’erogazione dei servizi ICT. La centralizzazione di queste attività permette alle aziende di ottimizzare l’utilizzo delle risorse e di fornire un supporto più rapido ed efficace agli utenti interni ed esterni.

Il razionale per la scelta delle aree funzionali e delle attività da includere nello SSC è che queste aree hanno processi simili tra le diverse unità produttive. Questi processi non sono considerati strategici, fondamentali o direttamente correlati alle esigenze degli utenti esterni. Tuttavia, richiedono molte risorse di personale e strumentali.

Pertanto, la razionalizzazione di queste aree può portare a significativi risparmi di risorse, soprattutto durante periodi di difficoltà economica.

Area Funzionale	Attività
Contabilità e Finanza	Contabilità Generale Gestione cassa Pagamento Fornitori Riscossione Crediti Controllo Interno (Audit) Approvvigionamenti e Acquisiti Assicurazioni Fiscalità
Affari Generali	Comunicazione e Relazioni Esterne Relazioni Istituzionali Gestione infrastrutture/uffici
Risorse Umane	Libro paga Gestione contrattuale dei dipendenti Gestione benefits Addestramento e training Servizi di rilocazione
Servizi ICT	Applicazione degli Standard e gestione della Baseline SW e HW Tecnologia e sviluppo Sviluppo applicazioni Manutenzione applicativi e Servizi TLC Acquisizione HW e SW e gestione licenze
Servizi Legali	Gestione contenziosi Consulenze e controllo interno in materie ambientali, sanitarie e sicurezza antinfortunistica Conformità alle norme ed agli standard

La decisione di trasformare il modello organizzativo, tuttavia, rientra in una più ampia strategia di miglioramento della qualità e delle interazioni tra utenti ed erogatori dei servizi. Inoltre, sempre di più, le organizzazioni si orientano a far rientrare negli SSC anche la gestione dei processi per la produzione e la presentazione di documenti e di report aziendali, gli acquisti di materiali e prodotti di uso comune e non direttamente connessi alle attività produttive, il supporto IT per la gestione di applicativi e delle reti aziendali, la gestione fiscale e dei benefit, le attività di tesoreria, l’Help Desk e la gestione degli ordini dei clienti esterni.

In definitiva, l’integrazione di diverse aree funzionali in uno Shared Services Center offre alle organizzazioni opportunità di miglioramento significative in termini di efficienza, riduzione dei costi e standardizzazione dei processi. Questa tendenza verso una maggiore centralizzazione e condivisione dei servizi è un’evoluzione naturale per le organizzazioni che cercano di ottimizzare le proprie operazioni e rimanere competitive nel contesto odierno.

Abbiamo visto che non tutte le attività sono candidate ad essere inserite in un SSC, la scelta di quale attività trasferire è il risultato di un processo, di analisi e valutazione, che deve essere condotto con metodo, e che sarà oggetto di un successivo post.

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