“Un viaggio di mille miglia comincia sempre con il primo passo.“
(Lao Tzu).

Il grande filosofo cinese del VI secolo A.C. e che si ritiene sia stato fondatore del Taoismo, la sapeva lunga!

Lao Tsu con questa affermazione ci dice che per avviare ogni impresa, per quanto importante, dovremmo pur cominciare da qualche parte, e lo faremo compiendo delle azioni, anche semplici ed apparentemente di poco conto, ma che sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati. Ciò è fondamentale in molti aspetti della vita, compresa la gestione dei progetti.

Personalmente quando devo affrontare un nuovo progetto, nel compiere i primi passi adotto l’approccio delle “5W+2H” (Cosa?, Perché?, Chi?, Quando?, Dove?, Come?, Quanto?). Per me è un modo efficace per definire e comprendere gli elementi chiave di un progetto. Queste domande aiutano a chiarire l’ambito, gli obiettivi, le risorse necessarie, il piano temporale e le metriche di successo del progetto. Ecco una breve spiegazione di ciascuna domanda:

1. Cosa?: Che cosa si vuole ottenere con il progetto? Quali sono gli obiettivi specifici e i risultati attesi?
2. Perché?: Qual è la ragione o la motivazione alla base del progetto? Qual è il valore o il beneficio che si intende ottenere?
3. Chi?: Chi sono le persone coinvolte nel progetto? Quali sono i loro ruoli e responsabilità?
4. Quando?: Qual è la linea temporale del progetto? Quali sono le scadenze importanti?
5. Dove?: Dove si svolgerà il progetto o quali sono le aree geografiche coinvolte?
6. Come?: Quali sono i metodi, le strategie e le risorse necessarie per realizzare il progetto?
7. Quanto?: Qual è il budget e le risorse finanziarie disponibili per il progetto?

Queste domande forniscono una struttura chiara per definire gli elementi di un progetto sin dalle sue battute iniziali e poi, successivamente, per pianificare e gestire un progetto in modo efficace. Una volta che hai risposto a queste domande, puoi creare un piano dettagliato e monitorare il progresso del progetto in base a queste informazioni. Questo approccio aiuta a ridurre l’incertezza e a mantenere il progetto concentrato sugli obiettivi principali.

Obiettivi del Progetto (COSA? PERCHÉ?)

Definire gli obiettivi di un progetto richiede risposte a domande fondamentali:

• Qual è l’obiettivo, o quali sono gli obiettivi del progetto?
• Qual è il risultato finale previsto?
• Quali problemi o opportunità il progetto intende affrontare?
• Perché è essenziale avviare il progetto e investire risorse in esso?

Gli obiettivi di progetto devono essere definiti in modo “SMART” e cioè: Specifici, Misurabili, Accessibili, Realistici, Temporizzati. Vediamoli in dettaglio:

• Specifici (Specific): gli obiettivi devono essere specifici e chiari, evitando ambiguità o interpretazioni multiple. Devono rispondere alle domande fondamentali: chi, cosa, perché, dove e come. La definizione precisa aiuta a concentrare gli sforzi e a evitare confusione.
• Misurabili (Measurable): gli obiettivi devono essere quantificabili in modo che sia possibile misurare il loro raggiungimento. I parametri di misura devono essere chiaramente definiti, consentendo di valutare con precisione i progressi e i risultati
• Accessibili (Achievable): gli obiettivi devono essere raggiungibili e realistici. Devono essere sfidanti ma ancora fattibili data la disponibilità di risorse, competenze e tempo. Gli obiettivi troppo ambiziosi potrebbero portare a frustrazione e insuccessi.
• Realistici (Realistic): devono essere realistici e in linea con le capacità e le risorse disponibili. Devono rispecchiare la fattibilità delle azioni richieste per raggiungerli. Obiettivi troppo al di fuori delle possibilità dell’organizzazione possono essere demotivanti.
• Temporizzati (Time-bound): devono essere limitati nel tempo, fissando una scadenza per il loro raggiungimento. Questo aspetto conferisce urgenza e chiarezza ai risultati attesi, stimolando l’azione tempestiva.

Obiettivo non SMART	Obiettivo SMART
Aumentare le vendite	Incrementare le vendite del prodotto X del 15% entro il prossimo trimestre, attraverso una campagna di marketing mirata
Migliorare il servizio clienti.	Ridurre i tempi di attesa del servizio clienti del 30% entro sei mesi, garantendo risposte entro 24 ore lavorative.
Migliorare la comunicazione interna.	Implementare un sistema di reporting aziendale entro tre mesi, per favorire la condivisione di informazioni tra i dipartimenti.
Incrementare la produttività	Aumentare la produttività del reparto di produzione del 10% entro la fine dell’anno, attraverso la riduzione degli sprechi di tempo e l’ottimizzazione dei processi
Migliorare la qualità dei prodotti	Ridurre il tasso di difettosità dei prodotti del 20% entro sei mesi, implementando un sistema di controllo qualità più rigoroso.

Ambito del Progetto (COSA? DOVE?)

Definire l’ambito del progetto stabilisce ciò di cui il progetto si occuperà e i limiti entro i quali si svilupperà. In altre parole, include ciò che fa parte del progetto e ciò che ne è escluso. Ad esempio, definire l’ambito può implicare la scelta di quale parte di un sistema sarà oggetto del progetto.

Stakeholder del Progetto (CHI?)

Gli stakeholder di un progetto sono coloro che hanno un interesse diretto o indiretto nel suo successo. Gli stakeholder interni sono coinvolti nella gestione, nell’esecuzione o nel finanziamento del progetto, mentre quelli esterni ne subiscono gli effetti o ne traggono benefici. Identificare e coinvolgere gli stakeholder è fondamentale per il successo del progetto.

Costi di Progetto (QUANTO?)

Ottenere risultati richiede risorse, e questi costi sono essenziali per la pianificazione del progetto. Determinare i costi e definire il profilo finanziario del progetto è vitale per garantire il finanziamento adeguato e la sostenibilità economica.

Tempi di Progetto (QUANDO? QUANTO DURA?)

Il fattore tempo è cruciale in ogni progetto. La pianificazione temporale delle attività e la gestione dei tempi di esecuzione sono essenziali per rispettare scadenze e raggiungere gli obiettivi parziali e finali. Identificare i tempi di inizio, completamento e le milestone chiave aiuta a mantenere il progetto in pista.

Qualità (COME?)

Il raggiungimento degli obiettivi non è sufficiente; i risultati devono anche rispettare requisiti qualitativi. La qualità non riguarda solo i prodotti finali, ma anche la gestione del progetto stesso. Ad esempio, il processo di gestione deve rispettare standard e procedure.

Risorse di Progetto (COSA, DOVE, QUANDO, COME?)

Le risorse includono persone, strumenti, materiali e finanziamenti necessari per realizzare il progetto. La pianificazione accurata delle risorse è cruciale per garantire un’allocazione adeguata e una gestione efficiente.

Comunicazione (COSA, CHI, QUANDO, COME?)

La comunicazione è un elemento fondamentale per coinvolgere gli stakeholder e tenere tutti informati sugli sviluppi del progetto. Una comunicazione chiara, tempestiva e diretta è essenziale per evitare fraintendimenti e garantire la trasparenza.

Rischi di Progetto (COSA SE? COME?)

Ogni progetto comporta rischi, che possono influenzare positivamente o negativamente il suo percorso. Identificare i possibili rischi e definire strategie per affrontarli aiuta a prevenire problemi e a gestire imprevisti.

Ciclo di Vita del Progetto (COSA?, QUANDO?, DOVE?, COME?)

I progetti si sviluppano attraverso fasi interconnesse, ognuna delle quali contribuisce al successo del progetto nel suo insieme. Il passaggio da una fase all’altra deve essere pianificato e gestito con attenzione, considerando le implicazioni future.

Definire questi elementi chiave permette di costruire una base solida per la gestione e il successo del tuo progetto.

Take Away

Un approccio efficace per definire gli elementi chiave di un progetto è quello delle “5W+2H,” che rispondono alle domande fondamentali: Cosa, Perché, Chi, Quando, Dove, Come e Quanto. Queste domande aiutano a delineare chiaramente gli obiettivi, le risorse, i tempi e le metriche di successo di un progetto, fornendo una guida preziosa per la sua pianificazione e gestione.

Considera ciascun aspetto attentamente e adattalo alle esigenze specifiche del tuo progetto per ottenere risultati di qualità. La chiara comprensione di questi elementi guiderà il tuo progetto verso il successo.