Nel linguaggio comune – sicuramente tra i non addetti ai lavori, ma talvolta e purtroppo anche in ambito professionale – si fa spesso confusione con l’uso dei termini: programma, progetto, processo e task. Il loro uso improprio può generare confusione e problemi di comunicazione, pertanto è bene definire cos’è un progetto e vedere le differenze con i concetti di programma, processo e task.

In questo primo post di questa categoria faremo una breve panoramica per chiarire le differenze, ed introdurre alcuni concetti di base riguardanti i progetti e la gestione dei progetti. Temi che comunque approfondiremo successivamente con articoli dedicati.

Che cos’è un Progetto e differenza tra Progetto e Task

Un progetto è un insieme coordinato di task pianificati, coordinati ed eseguiti con il fine di raggiungere risultati specifici, nel rispetto di requisiti di tempo, quantità delle risorse e qualità del prodotto finale.

Questa definizione evidenzia la differenza tra un progetto e un task (talvolta si usa anche il sinonimo di compito o attività).

Pertanto un progetto richiede l’esecuzione di compiti specifici in modo coordinato, sincronizzato temporalmente e con l’utilizzo di risorse materiali, umane e finanziarie, per poter creare prodotti unici in grado di soddisfare le esigenze di un cliente o committente.

Organizzare una cerimonia di nozze, la fusione di due società multinazionali, la preparazione atletica per i 100 mt piani alle Olimpiadi, la costruzione di un ponte che unisca le due sponde di un fiume o l’apertura di un nuovo ristorante vegano, sono tutti Progetti. Eseguiti e portati a termine mediante l’esecuzione di specifici task, che contribuiscono al raggiungimento di un obiettivo e a conseguire specifici traguardi entro una data prestabilita, impiegando le risorse finanziarie, umane e strumentali messe a disposizione.

Caratteristiche Chiave dei Progetti

I progetti sono tutti caratterizzati da:

• Durata Limitata : un progetto ha una durata limitata. Una volta raggiunti gli obiettivi, il progetto viene concluso e le risorse utilizzate possono essere riassegnate ad altri progetti. Questo è particolarmente evidente per macchinari, impianti o personale specializzato.
• Unicità dei Risultati: A differenza dei processi, che producono risultati identici ciclicamente, i progetti generano risultati unici. Questi risultati possono essere prodotti, servizi o organizzazioni che prima non esistevano o esistevano in forme diverse.

Differenza tra Progetto e Programma

Un progetto può essere di varia complessità e comprendere diversi task, ma generalmente produce un unico risultato in una scala limitata nello spazio e nel tempo. Un programma invece è un insieme di progetti correlati, miranti a conseguire risultati interdipendenti per raggiungere obiettivi di scala molto più ampia ed in un arco temporale più lungo. Ad esempio: è un programma l’insieme dei progetti finalizzati a portare l’uomo su Marte. All’interno di questo esteso programma, di durata ultra ventennale, vi sono progetti per lo sviluppo dei vettori, dei sistemi di sopravvivenza, di formazione degli equipaggi, di realizzazione dei centri di controllo missione etc..

Differenza tra Progetto e Processo

Mentre un progetto si conclude dopo un arco di tempo limitato rilasciando prodotti unici, un processo è invece una sequenza di task, eseguiti secondo una sequenza cadenzata, strutturata per rilasciare prodotti sempre uguali. Anche un processo impiega risorse (umane, finanziare e strumentali), deve essere eseguito entro un arco di tempo stabilito ed il prodotto finale deve soddisfare i requisiti del committente o dell’utente. La differenza sta nel fatto che il processo deve produrre sempre il medesimo risultato. Un fornaio che sforna duemila panini al giorno, per 5 giorni a settimana, tutti dello stesso peso, con le medesime dimensioni e cottura esegue in modo efficiente un processo.

Tipi di Progetti

Esistono diverse tipologie di progetti in base alla natura dei loro obiettivi:

• Progetti Finanziari: Destinati a gestire risorse finanziarie per generare profitto. Ad esempio un fondo di investimento decide di avviare un progetto finanziario per ottimizzare i rendimenti dei suoi investimenti. Utilizzando algoritmi di intelligenza artificiale e analisi predittive, il team del progetto identifica le opportunità di investimento più promettenti. Grazie a questa strategia, il fondo di investimento registra un incremento significativo dei rendimenti e attira nuovi investitori.

• Progetti Tecnici e Scientifici: Volte alla realizzazione di sistemi complessi, prodotti, servizi o ricerche scientifiche. Ad esempio un’azienda di automobili lancia un progetto tecnico per sviluppare un veicolo elettrico altamente efficiente. Dopo intensi sforzi di ricerca e sviluppo, il team di progetto presenta un’auto elettrica con un’autonomia eccezionale e tempi di ricarica ridotti. L’auto ottiene un ampio riconoscimento nell’industria e guida il settore verso una maggiore sostenibilità.

• Progetti Organizzativi e Gestionali: Finalizzati a creare o rivedere strutture organizzative e processi di gestione. Ad esempio un’organizzazione decide di ristrutturare il proprio dipartimento delle risorse umane per migliorare l’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti. Attraverso un progetto organizzativo, vengono introdotti nuovi processi di reclutamento, valutazione delle prestazioni e sviluppo professionale. Questo porta a una maggiore collaborazione tra i dipendenti e a un miglioramento generale dell’ambiente lavorativo.

• Progetti per Eventi: Concentrati nell’organizzazione di eventi. Ad esempio un’agenzia di eventi è incaricata di organizzare una conferenza internazionale per un’importante azienda tecnologica. Il team del progetto gestisce tutti gli aspetti dell’evento, dalla selezione del luogo alla pianificazione delle sessioni e alla gestione delle iscrizioni. Grazie a un’impeccabile esecuzione, la conferenza registra un alto tasso di partecipazione, favorevoli recensioni dei partecipanti e un aumento della visibilità dell’azienda ospitante.

Tipi di Progetti in Base all’Organizzazione

I progetti possono essere interni o esterni in base alla loro finalità.

Progetti interni: generano risultati per l’organizzazione stessa. Come nel caso di una catena di produzione che avvia un progetto interno per ridurre gli sprechi e ottimizzare il processo di assemblaggio. L’implementazione di nuovi metodi di lavoro e il monitoraggio costante consentono di ridurre i costi operativi del 15% e migliorare la qualità del prodotto.

Progetti esterni: mirano a soddisfare committenti esterni. E’ il caso, ad esempio, di uno studio di consulenza aziendale è coinvolta in un progetto esterno per supportare una startup tecnologica nella definizione della sua strategia di mercato. Grazie all’analisi dettagliata e alla guida fornita dall’azienda di consulenza, la startup riesce a posizionarsi con successo nel mercato competitivo.

Stiamo cercando di gettare le basi per una comprensione chiara dei concetti fondamentali. Ma occorre ricordare che una gestione efficace dei progetti richiede l’applicazione di metodologie e strumenti appropriati, che verranno esplorati nei prossimi articoli. Perché la pianificazione accurata, l’implementazione strategica e la gestione delle risorse sono elementi chiave per il raggiungimento degli obiettivi dei progetti.

Alcuni strumenti per la Gestione Efficace dei Progetti.

La gestione dei progetti richiede un approccio strutturato e l’utilizzo di strumenti e metodologie apposite per garantire il raggiungimento degli obiettivi in modo efficiente. Ecco alcune delle principali risorse che i professionisti della gestione dei progetti utilizzano per ottenere risultati di successo:

• Metodo Agile: l’approccio è diventato sempre più popolare per la gestione dei progetti, soprattutto in contesti in rapida evoluzione. Attraverso cicli iterativi di pianificazione, sviluppo, test e revisione, i team possono adattarsi rapidamente ai cambiamenti delle esigenze e fornire risultati di alta qualità. Metodologie come Scrum e Kanban sono spesso utilizzate nell’ambito Agile.

• Diagrammi di Gantt: i diagrammi di Gantt offrono una panoramica visuale dei compiti del progetto, dei tempi di esecuzione e delle dipendenze tra le attività. Questo strumento aiuta a pianificare e monitorare il progresso, permettendo al team di identificare tempestivamente eventuali ritardi o problemi.

• Metodologia Waterfall: sebbene sia meno flessibile rispetto all’approccio Agile, la metodologia Waterfall è ancora ampiamente utilizzata in progetti con requisiti ben definiti e processi strutturati. Si basa su una sequenza lineare di fasi, come analisi, progettazione, sviluppo, test e implementazione.

• Software di Gestione dei Progetti: applicazioni e piattaforme come Microsoft Project, Asana, Trello, Jira offrono strumenti per la pianificazione, l’assegnazione delle attività, la collaborazione e il monitoraggio dei progressi. Consentono una gestione centralizzata e semplificata delle attività e delle risorse del progetto.

• Analisi SWOT: l’analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) aiuta a valutare i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce relative al progetto. Questa analisi contribuisce a prendere decisioni informate e a sviluppare strategie efficaci.

• Pianificazione dei Rischi: identificare e gestire i rischi è fondamentale per la gestione dei progetti. I professionisti utilizzano approcci come la matrice di probabilità-impatto per valutare i rischi, sviluppare piani di mitigazione e risposta e garantire la resilienza del progetto di fronte alle incertezze.

• Gestione delle Comunicazioni: la comunicazione efficace è essenziale in ogni progetto. Gli strumenti di gestione delle comunicazioni, come le riunioni regolari, le piattaforme di messaggistica istantanea e i documenti condivisi, facilitano la comunicazione tra i membri del team, gli stakeholder e il management.

• Metodologia Six Sigma: utilizzata per ottimizzare processi e migliorare la qualità, Six Sigma si basa su metodi statistici per identificare e risolvere i problemi. Questo approccio è particolarmente utile per progetti che richiedono una riduzione dei difetti e un aumento dell’efficienza.

• Valutazione Post-Progetto: una valutazione post-progetto consente di analizzare ciò che è stato realizzato, i risultati ottenuti e le lezioni apprese. Questo processo aiuta a migliorare le prestazioni future e ad applicare le conoscenze acquisite ai progetti successivi.

L’utilizzo combinato di questi strumenti e delle varie metodologie consente di affrontare i progetti in modo sistematico e organizzato, aumentando le probabilità di successo. Ogni progetto è unico, quindi la scelta degli strumenti e delle metodologie deve essere adattata alle specifiche esigenze e alla complessità del progetto stesso.

Take away

• La gestione dei progetti è un pilastro fondamentale per il successo in qualsiasi settore. Attraverso un approccio strutturato, strumenti avanzati e metodologie collaudate, un professionista che gestisce progetti potete affrontare sfide complesse e raggiungere obiettivi ambiziosi.
• Dall’Agile alla metodologia Waterfall, dai diagrammi di Gantt all’analisi SWOT, ogni strumento e metodo ha un ruolo cruciale nel guidare i progetti verso il successo. La scelta di quale approccio adottare dipende dalla natura del progetto, dalle esigenze del team e dalle dinamiche del contesto.
• Queste metodologie e gli strumenti possono essere applicati in diverse situazioni. La pianificazione accurata, la comunicazione efficace, l’identificazione e la gestione dei rischi, sono solo alcune delle componenti chiave che guidano il successo dei progetti.
• La gestione dei progetti non è solo una serie di passaggi tecnici, ma un approccio strategico per massimizzare l’efficienza e l’efficacia nell’ottenere risultati tangibili.
• Ogni progetto, grande o piccolo, rappresenta un’opportunità di crescita e miglioramento, e la capacità di gestirlo in modo ottimale è un vantaggio competitivo in un mondo in continua evoluzione.

Quindi, che si tratti di sviluppare un nuovo prodotto, ottimizzare le procedure aziendali oppure organizzare eventi di successo, la gestione dei progetti è la chiave per tradurre le visioni in realtà. Le metodologie e gli strumenti presentati possono essere adattati alle esigenze specifiche del settore (logistica, ICT, finanziario, tecnologico), alla complessità del progetto ed al livello di maturità della pratica di Project Management dell’organizzazione.

Di seguito una delle letture più complete ed entusiasmanti per chi si avvicina alla pratica del Project Management e magari intende acquisire professionalità, anche certificate:

• Project management. La gestione di progetti e programmi complessi di Russel H. Archibald Ed. Franco Angeli Ed. 2016.

Russell Archibald è stato il fondatore del Project Management Institute e forse uno dei fondatori della disciplina del project Management. Ho avuto modo di conoscerlo nel 2008 ad un seminario ed è stato un incontro illuminante. Conservo la copia del testo autografata come la mia Bibbia del project management.

Padroneggiare l’arte della gestione dei progetti e una chiave sicura per il successo ed una costante nella carriera di un manager.

Se siete interessati interessati all’argomento, desiderate condividere la vostra esperienza ed il vostro punto di vista, oppure, desiderate approfondire ed esaminare insieme qualche caso pratico, non esitate a contattarmi o a iscriverti alla newsletter. Grazie fin d’ora per i contributi di pensiero e di esperienza.